Куцик П. О., Коваль Л. І., Макарук Ф. Ф. Куцик П.О., Козаль Л.І., Макарук Ф.Ф. Бухгалтерський облік у торгівлі та ресторанному господарстві Навчальний посібник. 2010р.- 504 с.
4.1. Облік товарів і тари в місцях зберігання
Для отримання інформації про наявність та рух товарів і тари за окремими найменуваннями, Гатунками, артикулами, партіями, та з метою контролю за зберіганням цінностей необхідно здійснювати облік в місцях зберігання та аналітичний облік в бухгалтерії у кількісно-сумовому та сумовому вираженні.
Облік руху товарів і тари у місцях зберігання здійснює завідувач складу. Матеріально-відповідальні особи на підставі первинних документів здійснюють записи в реєстри, форма і порядок заповнення яких залежить від способу зберігання товарів і тари на оптовому складі. Так, можуть застосовуватися такі способи зберігання цінностей:
1) гатунковий;
2) партіонний;
3) сальдовий;
4) автоматизований.
В бухгалтерії ведуть паралельно кількісно-сумовий облік руху товарів і тари за такими ж способами.
Для ведення кількісного обліку використовують такі реєстри:
- товарні книги;
- картки натурального обліку;
- партіонні книги;
- машинограми або автоматизовані реєстри кількісно-сумового обліку.
Розглянемо суть вказаних способів кількісного аналітичного обліку товарних запасів і тари.
Гатунковий спосіб складського обліку передбачає ведення кількісного обліку за найменуваннями товарів і тари, номенклатурними номерами, матеріально-відповідальними особами в товарних книгах і картках кількісного обліку. Рахунки в товарній книзі відкривають на кожен гатунок товарів у порядку зростання номенклатурних номерів.
Для кожного найменування товарів і тари наводять підставу ціни, одиницю виміру, ціну, розфасування тощо.
Залишки в книзі записують у кількісному виражені і визначають після кожного запису даних з первинного документа.
За даними записів у товарних книгах на перше число місяця, а також на дату проведення інвентаризації визначають кінцеві залишки і переносять їх в оборотну відомість кількісно-сумового обліку
(Додаток 21).
В оборотній відомості за кожною товарною позицією записують найменування, одиницю виміру, ціну, залишки на початок за кількістю і сумою, оборот за місяць з надходження і вибуття товарів за кількістю і сумою, залишки на кінець звітного періоду за кількістю і сумою.
Загальні підсумки залишків і оборотів за звітний місяць за всіма найменуваннями і номенклатурними номерами товарів і тари використовують для звіряння з даними бухгалтерського аналітичного
обліку.
Застосування карток складського обліку передбачає ведення на складі спеціальної картотеки, в якій зберігають картки за гатунками товарів, номенклатурними номерами.
При партіонному способі ведення складського обліку на кожну партію отриманих товарів виписується партіонний ярлик, який зберігається за товарними партіями.
В ярлику вказують всі дані про товар. Записи із оприбуткування та списання товару здійснює матеріально-відповідальна особа в партіонній книзі або в картках партіонного обліку лише за кількістю. Записи здійснюють лінійно-позиційним способом.
Звіряння даних партіонного складського обліку з аналітичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою складання оборотної відомості кількісно-сумового обліку.
Більш прогресивними способами організації складського обліку є сальдовий та автоматизований.
Суть сальдового способу полягає в тому, що на складах здійснюють лише кількісний облік руху товарів і тари, а в бухгалтерії лише сумовий аналітичний облік руху товарів і тари.
Звіряння даних здійснюється за допомогою складання сальдових відомостей. У цьому випадку на складі оптового підприємства ведуть складський облік в товарних книгах або картках на підставі первинних документів про рух товарів і тари.
На перше число кожного місяця або дату проведення інвентаризації складають сальдову відомість.
Загальний підсумок залишків товарів по сальдовій відомості в сумовому вираженні звіряється із залишками товарів і тари, які відображені в реєстрах сумового аналітичного обліку за матеріально-відповідальними особами.
Автоматизований складський облік є найбільш прогресивним і передбачає наявність ПЕОМ на оптовому підприємстві. За цим способом в системі баз даних створюються файли наявності товарів за обліковими номенклатурами. Так, для рахунку №281.1 «Товари на оптових складах» за умови використання програми «1С-Бухгалтерія» встановлюється ознака ведення аналітичного обліку. Таку ознаку встановлюють шляхом зазначення у «Плані рахунків» конкретного виду субконто для цього рахунку. Вид субконто— це найменування групи однотипних суб'єктів аналітики. Кожному виду субконто відповідає однойменний довідник. Так, наприклад, виду субконто «Товарно-матеріальні цінності» відповідає довідник «Товарно-матеріальні цінності», що містить списки і великий спектр додаткової інформації щодо товарів.
При введенні у комп'ютер товарних документів, користувач повинен детально рознести за всіма об'єктами аналітики рух товару (тари).
Програма зберігає на бухгалтерських рахунках накопичену інформацію не тільки станом на дату останньої введеної операції, а й зберігає проміжні підсумки у вигляді початкового і кінцевого сальдо, а також оборотів за кожен місяць усього періоду обліку за об'єктами аналітики. Накопичена за певний період облікова інформація може бути подана бухгалтеру для оцінки й аналізу бухгалтерських підсумків на рівні субрахунків, об'єктів аналітики за допомогою певного набору стандартних звітів — «Аналіз рахунка», «Оборотно-сальдова відомість».
Облік руху товарів і тари у місцях зберігання здійснює завідувач складу. Матеріально-відповідальні особи на підставі первинних документів здійснюють записи в реєстри, форма і порядок заповнення яких залежить від способу зберігання товарів і тари на оптовому складі. Так, можуть застосовуватися такі способи зберігання цінностей:
1) гатунковий;
2) партіонний;
3) сальдовий;
4) автоматизований.
В бухгалтерії ведуть паралельно кількісно-сумовий облік руху товарів і тари за такими ж способами.
Для ведення кількісного обліку використовують такі реєстри:
- товарні книги;
- картки натурального обліку;
- партіонні книги;
- машинограми або автоматизовані реєстри кількісно-сумового обліку.
Розглянемо суть вказаних способів кількісного аналітичного обліку товарних запасів і тари.
Гатунковий спосіб складського обліку передбачає ведення кількісного обліку за найменуваннями товарів і тари, номенклатурними номерами, матеріально-відповідальними особами в товарних книгах і картках кількісного обліку. Рахунки в товарній книзі відкривають на кожен гатунок товарів у порядку зростання номенклатурних номерів.
Для кожного найменування товарів і тари наводять підставу ціни, одиницю виміру, ціну, розфасування тощо.
За даними записів у товарних книгах на перше число місяця, а також на дату проведення інвентаризації визначають кінцеві залишки і переносять їх в оборотну відомість кількісно-сумового обліку
(Додаток 21).
В оборотній відомості за кожною товарною позицією записують найменування, одиницю виміру, ціну, залишки на початок за кількістю і сумою, оборот за місяць з надходження і вибуття товарів за кількістю і сумою, залишки на кінець звітного періоду за кількістю і сумою.
Загальні підсумки залишків і оборотів за звітний місяць за всіма найменуваннями і номенклатурними номерами товарів і тари використовують для звіряння з даними бухгалтерського аналітичного
обліку.
Застосування карток складського обліку передбачає ведення на складі спеціальної картотеки, в якій зберігають картки за гатунками товарів, номенклатурними номерами.
При партіонному способі ведення складського обліку на кожну партію отриманих товарів виписується партіонний ярлик, який зберігається за товарними партіями.
В ярлику вказують всі дані про товар. Записи із оприбуткування та списання товару здійснює матеріально-відповідальна особа в партіонній книзі або в картках партіонного обліку лише за кількістю. Записи здійснюють лінійно-позиційним способом.
Звіряння даних партіонного складського обліку з аналітичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою складання оборотної відомості кількісно-сумового обліку.
Суть сальдового способу полягає в тому, що на складах здійснюють лише кількісний облік руху товарів і тари, а в бухгалтерії лише сумовий аналітичний облік руху товарів і тари.
Звіряння даних здійснюється за допомогою складання сальдових відомостей. У цьому випадку на складі оптового підприємства ведуть складський облік в товарних книгах або картках на підставі первинних документів про рух товарів і тари.
На перше число кожного місяця або дату проведення інвентаризації складають сальдову відомість.
Загальний підсумок залишків товарів по сальдовій відомості в сумовому вираженні звіряється із залишками товарів і тари, які відображені в реєстрах сумового аналітичного обліку за матеріально-відповідальними особами.
Автоматизований складський облік є найбільш прогресивним і передбачає наявність ПЕОМ на оптовому підприємстві. За цим способом в системі баз даних створюються файли наявності товарів за обліковими номенклатурами. Так, для рахунку №281.1 «Товари на оптових складах» за умови використання програми «1С-Бухгалтерія» встановлюється ознака ведення аналітичного обліку. Таку ознаку встановлюють шляхом зазначення у «Плані рахунків» конкретного виду субконто для цього рахунку. Вид субконто— це найменування групи однотипних суб'єктів аналітики. Кожному виду субконто відповідає однойменний довідник. Так, наприклад, виду субконто «Товарно-матеріальні цінності» відповідає довідник «Товарно-матеріальні цінності», що містить списки і великий спектр додаткової інформації щодо товарів.
При введенні у комп'ютер товарних документів, користувач повинен детально рознести за всіма об'єктами аналітики рух товару (тари).
Програма зберігає на бухгалтерських рахунках накопичену інформацію не тільки станом на дату останньої введеної операції, а й зберігає проміжні підсумки у вигляді початкового і кінцевого сальдо, а також оборотів за кожен місяць усього періоду обліку за об'єктами аналітики. Накопичена за певний період облікова інформація може бути подана бухгалтеру для оцінки й аналізу бухгалтерських підсумків на рівні субрахунків, об'єктів аналітики за допомогою певного набору стандартних звітів — «Аналіз рахунка», «Оборотно-сальдова відомість».