Мальская М.П., Худо В.В., Цибух B.I. Основи туристического бизнеса: Учебное пособие. - Киев: Центр учебной литературы, 2004. - 272 с.
7.2. Потенциальные возможности компьютерных технологий
Большинство компаний уже успешно компьютеризировали основную часть своего рутинного делопроизводства и форму ведения бухгалтерского учета. Многие руководители турфирм отмечают, что компьютеры оказали большое влияние на главные действия компаний. Многие фирмы компьютеризировали технологические операции.
Для примера - специализированный программный продукт для турфирм Voyage Office Pro. Это полная компьютерная программа - версия описания процесса делопроизводства и бухгалтерии для работы туристских фирм. Программа нужна как современный инструмент организации и ведения работы с клиентами и партнерами фирмы, а также для получения статистических и аналитических данных деятельности туристской фирмы. В работе с программой можно использовать следующие режимы:
1) Работа с клиентом: подбор тура из списка "пакетов услуг", подбор и калькуляция индивидуального тура для клиента, бронирование пакета услуг, заключение и ведение договоров и дополнительных документов, статистика оплат клиента.
2) Работа с партнерами: закупка услуг - гостиницы, авиакомпании и т.д.; автоматическое формирование ценников фирмы на основании условий контракта с поставщиками услуг, система продажи "пакета услуг" фирмам-агентам; подготовка стандартных и индивидуальных "пакетов услуг" для каждого партнера, контроль поступления заявок и оплаты от агентов; использование нескольких методов в расчетах (предоплата, оплата по факту и т.п.).
3) Описание: маршрутов, отелей, оказанных услуг и т.д..
4) Ведение баз данных фирм: полный учет информации о партнерах или клиентах (Анкеты, договоры, заявки туристов, реквизиты партнеров и т.п.).
5) Калькуляция туров: производится с учетом всех нюансов (сезонных скидок, доплат, особых условий и т.д.).
6) Получение аналитических отчетов о работе фирмы: заполняемость и доходность рейсов, направлений и т.д., общая прибыльность работы фирмы.
Рассматривая современное развитие компьютеризации, можно утверждать, что основная ее цель - сокращение общих и административных расходов. Экономия стала значительной, поскольку снизился и годовой уровень расходов на оплату труда в результате использования компьютеров.
Для успешной деятельности любой фирмы, также и туристической, нужен постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основании этой информации принимают все управленческие решения. Система управленческой информации в фирме состоит из четырех подсистем: внутренней отчетности, сбора внешней текущей информации об окружающей среде фирмы, данных маркетинговых исследований и данных анализа информации.
Система сбора внешней текущей информации обеспечивает руководителей информацией о последних событиях. Это набор источников и методических приемов, с помощью которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческом среде. Если же для решения конкретной проблемы нет данных, тогда проводят маркетинговые исследования силами сотрудников маркетингового отдела туристической фирмы, или можно обратиться с просьбой спланировать и провести такое исследование к специалистам.
Система анализа информации - набор совершенных методов анализа данных маркетинговых исследований и другой информации. Основу любой системы анализа информации создают статистический банк и банк моделей.
Статистический банк - совокупность современных методик статистической обработки информации, позволяющих наиболее полно раскрыть их взаимозависимость в рамках подборки данных и установить степень их статистической надежности.
Банк моделей - набор математических моделей, способствующих принятию оптимальных решений. В любой фирме существует также внутренняя отчетность, отражает показатели объема продаж, суммы расходов, движение наличности, данные о дебиторской и кредиторской задолженности.
Компьютеризация способствует совершенствованию доступности и качества информации, поэтому сегодня в журналах по менеджменту часто обсуждают систему управленческой информации (СУЙ} сложившуюся на компьютерной основе. Но не нужно забывать, что СУЙ существовала и до появления компьютеров. Каждый менеджер имеет собственные источники информации и проверяет их прежде чем принять то или иное решение. Менеджеры не должны рассматривать компьютер как нечто, что делает переворот в их деятельности,
как нечто революционное. Но применение компьютеров заставляет их изменить свои подходы и научиться использовать новые ценные источники своевременной информации.
Управление в любой фирме сводится к "работе предприятия на конечный результат ". Так, управляющая информация состоит из сведений или данных, позволяют тем, кто руководит предприятием, достичь ожидаемого результата. Но управления предприятием - это комплексный процесс, который происходит обычно на трех уровнях, и та же СУЙ не может обслуживать все три уровня. Не могут также все уровни корпоративного менеджмента равно воспользоваться руководящих систем на основе компьютера.
Первый уровень - стратегический менеджмент фирмы, оценивает возможности предприятия в получении долгосрочной прибыли. На основании этой оценки менеджмент определяет корпоративную политику, цели и решает вопрос о размещении нужных для достижения этих целей ресурсов.
На втором уровне корпоративного менеджмента стоят те менеджеры среднего звена, которые разделяют стратегический план на логистические подразделения, назначают ресурсы для их выполнения и распределяют ответственность для каждого или для группы исполнителей.
Третий уровень менеджмента занят управлением производством, содержит: определение специфических потребностей в человеческих ресурсах и материалах, необходимых для выполнения каждого раздела корпоративного плана, распределение этих ресурсов так, чтобы план был выполнен более эффективно; сравнения фактических результатов с плановыми; проведение соответствующих корректирующих действий. Эти процессы происходят ежедневно, и ежедневно проблемы сводятся к логистических проблем, связанных с потоками информации.
Туроператоры туристических фирм в своей работе используют компьютерные программы, чтобы облегчить работу менеджеров по продажам. К программам уже введены такие документы, как лист бронирования, договор с клиентом, цены в отелях и т.п.. Поэтому работа с клиентом осуществляется быстро и эффективно. Переписка со своими зарубежными деловыми партнерами и турагентами фирмы осуществляют с помощью электронной почты (E-mail), это
существенно экономит средства по сравнению с перепиской через факс. Стратегический уровень управления представлен топ-менеджером фирмы, разрабатывает ее стратегию; определяет главные цели, ее политику; оценивает возможности и риски; изучает и анализирует внешнюю текущую информацию. Итак, компьютерные программы используют преимущественно в операционном менеджменте: менеджеры по продажам, бухгалтеры, туроператоры.
Для стратегического менеджмента польза от компьютерных систем несомненна. Это касается способности компьютеров интерпретировать данные, а также оценивать стратегические возможности, которые отличаются большим количеством взаимосвязанных переменных, которые вводят в заблуждение. Моделирование и анализ риска, линейное программирования, анализы регрессии и технические методы, разработанные статистиками и экономистами, - все оказалось ценным и перспективным.
Информационными системами для менеджеров, которые осуществляют руководящий контроль, могут быть системы, касающиеся бюджета, контроля расходов, определению эффективности деятельности, анализа несоответствия, изменений и т.д..
Вступив в XXI в., Многие предприятия внедрили новые перспективные технологии, программные продукты и оборудование. Это дает им возможность значительно повысить эффективность своего бизнеса, тратить меньше, зарабатывать больше и получать средства для дальнейшего интенсивного развития бизнеса. Уже во многих турфирмах используют Интернет-технологии, электронную почту, современные глобальные компьютерные сети "Amadeus", "Gabriel", "Worldspan", "Арроио", "Sabre".
Для автоматизации не только крупных, но и малых турфирм используются программные продукты фирм "Microsoft" - "Microsoft Windows 2000", "Microsoft Office 2000" и другие. Это семейство программных продуктов "Microsoft", которая объединяет самые популярные в мире приложения в единое среды, идеально для работы с разнообразной информацией: "Microsoft Word", "Microsoft Excel", "Microsoft Access". Особенностями "Microsoft Office 2000" являются: интегрированное семейство мощных интеллектуальных приложений, обеспечивающих максимальную производительность и быстрое получение хороших результатов, средство для эффективной организации
повседневной работы, имеет встроенную электронную почту, список контактов, расписание встреч, событий; многогранный инструмент для коллективной работы с документами и анализа информации; мощная база для удобного построения оригинальных решений, ориентированных на потребности конкретного предприятия.
Сегодня практически не существует турфирм, которые не используют компьютерные технологии в повседневной деятельности. Они активно осваивают новейшие информационные технологии - например, открывают собственные сайты в сети Интернет, через которые клиент получает возможность не только просмотра, что его заинтересовало, но и сразу отправить заявку на бронирование турпродукта, понравился. Заказ сразу поступает менеджеру по продажам. Например, фирма "Гал-Экспотур" (Львов, Украина) добивается минимальных сроков оформления поездок в Испанию, Францию, Турцию и другие страны благодаря компьютерной системе бронирования авиабилетов "Amadeus".
Итак, сегодня, когда информационные технологии дают широкие возможности для эффективного развития бизнеса, менеджерам нужно использовать их как трамплин на высшие строчки бизнеса.
Для примера - специализированный программный продукт для турфирм Voyage Office Pro. Это полная компьютерная программа - версия описания процесса делопроизводства и бухгалтерии для работы туристских фирм. Программа нужна как современный инструмент организации и ведения работы с клиентами и партнерами фирмы, а также для получения статистических и аналитических данных деятельности туристской фирмы. В работе с программой можно использовать следующие режимы:
1) Работа с клиентом: подбор тура из списка "пакетов услуг", подбор и калькуляция индивидуального тура для клиента, бронирование пакета услуг, заключение и ведение договоров и дополнительных документов, статистика оплат клиента.
2) Работа с партнерами: закупка услуг - гостиницы, авиакомпании и т.д.; автоматическое формирование ценников фирмы на основании условий контракта с поставщиками услуг, система продажи "пакета услуг" фирмам-агентам; подготовка стандартных и индивидуальных "пакетов услуг" для каждого партнера, контроль поступления заявок и оплаты от агентов; использование нескольких методов в расчетах (предоплата, оплата по факту и т.п.).
3) Описание: маршрутов, отелей, оказанных услуг и т.д..
4) Ведение баз данных фирм: полный учет информации о партнерах или клиентах (Анкеты, договоры, заявки туристов, реквизиты партнеров и т.п.).
5) Калькуляция туров: производится с учетом всех нюансов (сезонных скидок, доплат, особых условий и т.д.).
6) Получение аналитических отчетов о работе фирмы: заполняемость и доходность рейсов, направлений и т.д., общая прибыльность работы фирмы.
Рассматривая современное развитие компьютеризации, можно утверждать, что основная ее цель - сокращение общих и административных расходов. Экономия стала значительной, поскольку снизился и годовой уровень расходов на оплату труда в результате использования компьютеров.
Для успешной деятельности любой фирмы, также и туристической, нужен постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основании этой информации принимают все управленческие решения. Система управленческой информации в фирме состоит из четырех подсистем: внутренней отчетности, сбора внешней текущей информации об окружающей среде фирмы, данных маркетинговых исследований и данных анализа информации.
Система сбора внешней текущей информации обеспечивает руководителей информацией о последних событиях. Это набор источников и методических приемов, с помощью которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческом среде. Если же для решения конкретной проблемы нет данных, тогда проводят маркетинговые исследования силами сотрудников маркетингового отдела туристической фирмы, или можно обратиться с просьбой спланировать и провести такое исследование к специалистам.
Система анализа информации - набор совершенных методов анализа данных маркетинговых исследований и другой информации. Основу любой системы анализа информации создают статистический банк и банк моделей.
Статистический банк - совокупность современных методик статистической обработки информации, позволяющих наиболее полно раскрыть их взаимозависимость в рамках подборки данных и установить степень их статистической надежности.
Банк моделей - набор математических моделей, способствующих принятию оптимальных решений. В любой фирме существует также внутренняя отчетность, отражает показатели объема продаж, суммы расходов, движение наличности, данные о дебиторской и кредиторской задолженности.
Компьютеризация способствует совершенствованию доступности и качества информации, поэтому сегодня в журналах по менеджменту часто обсуждают систему управленческой информации (СУЙ} сложившуюся на компьютерной основе. Но не нужно забывать, что СУЙ существовала и до появления компьютеров. Каждый менеджер имеет собственные источники информации и проверяет их прежде чем принять то или иное решение. Менеджеры не должны рассматривать компьютер как нечто, что делает переворот в их деятельности,
Управление в любой фирме сводится к "работе предприятия на конечный результат ". Так, управляющая информация состоит из сведений или данных, позволяют тем, кто руководит предприятием, достичь ожидаемого результата. Но управления предприятием - это комплексный процесс, который происходит обычно на трех уровнях, и та же СУЙ не может обслуживать все три уровня. Не могут также все уровни корпоративного менеджмента равно воспользоваться руководящих систем на основе компьютера.
Первый уровень - стратегический менеджмент фирмы, оценивает возможности предприятия в получении долгосрочной прибыли. На основании этой оценки менеджмент определяет корпоративную политику, цели и решает вопрос о размещении нужных для достижения этих целей ресурсов.
На втором уровне корпоративного менеджмента стоят те менеджеры среднего звена, которые разделяют стратегический план на логистические подразделения, назначают ресурсы для их выполнения и распределяют ответственность для каждого или для группы исполнителей.
Третий уровень менеджмента занят управлением производством, содержит: определение специфических потребностей в человеческих ресурсах и материалах, необходимых для выполнения каждого раздела корпоративного плана, распределение этих ресурсов так, чтобы план был выполнен более эффективно; сравнения фактических результатов с плановыми; проведение соответствующих корректирующих действий. Эти процессы происходят ежедневно, и ежедневно проблемы сводятся к логистических проблем, связанных с потоками информации.
Туроператоры туристических фирм в своей работе используют компьютерные программы, чтобы облегчить работу менеджеров по продажам. К программам уже введены такие документы, как лист бронирования, договор с клиентом, цены в отелях и т.п.. Поэтому работа с клиентом осуществляется быстро и эффективно. Переписка со своими зарубежными деловыми партнерами и турагентами фирмы осуществляют с помощью электронной почты (E-mail), это
существенно экономит средства по сравнению с перепиской через факс. Стратегический уровень управления представлен топ-менеджером фирмы, разрабатывает ее стратегию; определяет главные цели, ее политику; оценивает возможности и риски; изучает и анализирует внешнюю текущую информацию. Итак, компьютерные программы используют преимущественно в операционном менеджменте: менеджеры по продажам, бухгалтеры, туроператоры.
Для стратегического менеджмента польза от компьютерных систем несомненна. Это касается способности компьютеров интерпретировать данные, а также оценивать стратегические возможности, которые отличаются большим количеством взаимосвязанных переменных, которые вводят в заблуждение. Моделирование и анализ риска, линейное программирования, анализы регрессии и технические методы, разработанные статистиками и экономистами, - все оказалось ценным и перспективным.
Информационными системами для менеджеров, которые осуществляют руководящий контроль, могут быть системы, касающиеся бюджета, контроля расходов, определению эффективности деятельности, анализа несоответствия, изменений и т.д..
Вступив в XXI в., Многие предприятия внедрили новые перспективные технологии, программные продукты и оборудование. Это дает им возможность значительно повысить эффективность своего бизнеса, тратить меньше, зарабатывать больше и получать средства для дальнейшего интенсивного развития бизнеса. Уже во многих турфирмах используют Интернет-технологии, электронную почту, современные глобальные компьютерные сети "Amadeus", "Gabriel", "Worldspan", "Арроио", "Sabre".
повседневной работы, имеет встроенную электронную почту, список контактов, расписание встреч, событий; многогранный инструмент для коллективной работы с документами и анализа информации; мощная база для удобного построения оригинальных решений, ориентированных на потребности конкретного предприятия.
Сегодня практически не существует турфирм, которые не используют компьютерные технологии в повседневной деятельности. Они активно осваивают новейшие информационные технологии - например, открывают собственные сайты в сети Интернет, через которые клиент получает возможность не только просмотра, что его заинтересовало, но и сразу отправить заявку на бронирование турпродукта, понравился. Заказ сразу поступает менеджеру по продажам. Например, фирма "Гал-Экспотур" (Львов, Украина) добивается минимальных сроков оформления поездок в Испанию, Францию, Турцию и другие страны благодаря компьютерной системе бронирования авиабилетов "Amadeus".
Итак, сегодня, когда информационные технологии дают широкие возможности для эффективного развития бизнеса, менеджерам нужно использовать их как трамплин на высшие строчки бизнеса.