Облік на підприємствах торгівлі та ресторанного господарства: Навч. посіб. / Л.В. Нападовська, А.В. Алексєєва, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаєва; та заг. ред. Л.В. Нападовської. - К.: Київ. над. торг.-екон. ун-т,
2.2. Документальне оформлення реалізації товарів
Система документування процесу реалізації товарів включає наступні етапи:
документування дозволу на відпуск товарів; документування відпуску товарів зі складу; документальне оформлення доставки товарів покупцю; документальне оформлення розрахунків з покупцем; документальне оформлення нарахування податкових зобов'язань з податку на додану вартість.
Розглянемо порядок складання і використання документів для оформлення процесу реалізації товарів.
Документування дозволу на відпуск товарів
Оптове підприємство здійснює поставку товарів згідно з договорами, укладеними з покупцями. Асортимент товарів, їх кількість та ціни зазначаються безпосередньо у договорі або у специфікаціях чи заявках, які є невід'ємною частиною договору.
Відпуску підлягають тільки товари, що фактично оприбутковані матеріально відповідальною особою.
Документальне оформлення відвантаження товарів починається зі складання комерційною службою розпорядчого документа за формою, визначеною підприємством самостійно. Функції такого документа можуть виконувати наряди, замовлення, розпорядження, накази тощо. У розпорядчому документі менеджер вказує найменування та адресу покупця, найменування, кількість товарів та дату відпуску їх зі складу. Розпорядження на відпуск товарів передається працівникам складу для відбирання товарів.
Документування відпуску товарів зі складу
Відвантаження товарів зі складу оптового підприємства може здійснюватись таким чином:
безпосереднім відпуском товарів представнику підприємства-покупця (самовивіз);
Централізованою доставкою товарів;
відправкою товарів залізницею, водним або повітряним
транспортом.
Обов'язковою умовою відпуску товарів і оформлення товаросупровідних документів є наявність довіреності одержувачів. Не дозволяється відпускати товари у випадках:
подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку
заповнення або з незаповненими реквізитами;
подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не
підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;
відсутності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену
особу;
закінчення строку дії довіреності;
одержання повідомлення підприємства - одержувача товарів про
анулювання довіреності.
Як виняток, при централізовано-кільцєвих перевезеннях, коли товари систематично доставляються за адресою одного або декількох покупців за узгодженими на визначений період параметрами (кількість, асортимент, час тощо), передача товарів покупцям може здійснюватись без довіреності, якщо одержувач цінностей повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа завіряє на супровідних документах свій підпис про одержання товарів. Таке повідомлення надається оптовому підприємству листом за підписами керівника та головного бухгалтера.
При відпуску товарів приватним підприємцям слід враховувати зазначені нижче особливості використання довіреностей цими суб'єктами підприємницької діяльності.
Якщо підприємець одержує товари особисто, він не зобов'язаний пред'являти довіреність, оскільки цей документ підтверджує повноваження надані однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. У разі самостійного отримання товарів приватний підприємець надає оптовому підприємству паспорт або інший документ, що посвідчує особу і свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності. Дані цих документів (номер, орган і дату видачі) необхідно зазначити в накладній на відпуск товарів.
Якщо приватний підприємець доручає отримати товари найманому працівнику, повноваження такої особи повинні підтверджуватися довіреністю. Приватний підприємець має право вибирати форму довіреності: це може бути довіреність, яка оформлена відповідно до Цивільного кодексу України із зазначенням у ній даних свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності або довіреність на бланку типової форми № М-2.
Для документального оформлення відпуску товарів зі складу оптового підприємства складається накладна. Відповідно до розроб-леного на підприємстві графіка документообігу виписка накладних може бути покладена на бухгалтера, менеджера або працівника складу.
При оформленні накладної в ній необхідно вказати такі реквізити:
номер і дату складання;
найменування і адресу оптового підприємства;
найменування і адресу підприємства покупця;
підставу для відпуску, тобто номер і дату комерційної угоди на
відпуск товарів;
номер і дату довіреності, а також прізвище довіреної особи покупця;
дані про товари (найменування, одиниці виміру, кількість, ціни без
ПДВ, вартість);
суму податку на додану вартість;
загальну суму до сплати (цифрами і прописом).
Накладна підписується посадовою особою, що надає дозвіл на відпуск товарів, матеріально відповідальною особою складу і довіреною особою покупця.
При цьому в накладній мають бути не тільки підписи, але й зазначені посади та прізвища осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції з відпуску товарів.
Керівником оптового підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл, тобто підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском товарів.
Накладна може бути підписана особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу. Підписи осіб, відповідальних за скла-дання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дозволяє одночасно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Оптове підприємство самостійно встановлює кількість примір-ників накладної на відпуск товарів. Один примірник як супровідний Документ видається підприємству - покупцю.
Накладна, яка складається у момент здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском товарів зі складу оптового підпри-ємства, слугує підставою для:
списання реалізованих товарів з-під звіту матеріально відповідальної особи;
обгрунтування виконання договірних зобов'язань перед покупцем і переходу права власності на товари від оптового підприємства до покупця;
ведення складського обліку відпуску товарів; ведення синтетичного і аналітичного обліку реалізації товарів; підтвердження суми валового доходу при здійсненні продажу товарів з наступною оплатою;
обґрунтування виконання бюджету продажу товарів за центрами відповідальності.
Документальне оформлення доставки товарів покупцю
Найпоширенішим способом доставки товарів покупцям зі складів оптового підприємства є автомобільні перевезення.
Оптове підприємство як вантажовідправник повинно оформити товарно-транспортну накладну. Якщо оптове підприємство одночасно є перевізником, тобто доставляє товари покупцю власним або орендованим транспортом, крім ТТН, складається подорожній лист вантажного автомобіля.
При використанні залізничного, водного чи повітряного транспорту використовуються документи, описані в п. 2.1.
Документальне оформлення розрахунків з покупцем
Форма розрахунків за поставлені товари визначається договором між оптовим підприємством та покупцем.
Якщо це — безготівкові розрахунки, то покупець перераховує кошти на поточний рахунок оптового підприємства згідно з договором, накладною або рахунком-фактурою. В останньому випадку на оптовому підприємстві оформляється вимога до покупця -рахунок-фактура, де зазначаються найменування, банківські та поштові реквізити оптового підприємства і покупця, сума до сплати. Рахунок-фактура підписується керівником, головним бухгалтером і передається покупцю, у тому числі електронними засобами зв'язку. На підставі рахунка-фактури покупець оформляє платіжний документ.
Завершення товарообмінної операції згідно з договором міни має підтверджуватися двостороннім актом заліку взаємної заборгованості.
Документальне оформлення нарахування податкових
зобов 'язань з податку на додану вартість
у зв 'язку із продажем товарів
Підставою для ведення обліку податкових зобов'язань з ПДВ с податкова накладна.
Порядок заповнення податкової накладної затверджено наказом ДПАУ від 30.05.1997 р.№ 165.
Право складання цього документа мають суб'єкти підприємницької діяльності, зареєстровані платниками ПДВ. Підтвердженням реєстрації є видане державною податковою інспекцією свідоцтво, в якому зазначається індивідуальний податковий номер платника ПДВ. При необхідності платник ПДВ може делегувати право оформлення податкових накладних філіями (відокремленим підрозділам), що входять до його складу. Для цього кожній філії слід присвоїти окремий код та повідомити його податковому органу за місцем реєстрації платника ПДВ.
Під час виконання договорів про спільну діяльність податкові накладні виписуються особою, яка веде облік результатів такої діяльності та відповідальна за утримання і внесення податку до бюджету.
Оригінал податкової накладної видається покупцю, копія залишається у оптового підприємства. Якщо товари реалізуються неплатнику ПДВ, то обидва примірники зберігаються у продавця.
Податкова накладна виписується СПД - продавцем у момент виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість у двох примірниках. Дата виникнення податкових зобов'язань залежить від умови поставки товарів (табл. 2.1).
Таблиця 2.1
Дата виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість
Умова поставки товарів Дата виникнення податкових зобов'язань з ПДВ Договір купівлі-продажу Дата будь-якої з подій, що настала раніше: дата одержання коштів від покупця в рахунок оплати товарів,що підлягають поставці, або
документування дозволу на відпуск товарів; документування відпуску товарів зі складу; документальне оформлення доставки товарів покупцю; документальне оформлення розрахунків з покупцем; документальне оформлення нарахування податкових зобов'язань з податку на додану вартість.
Розглянемо порядок складання і використання документів для оформлення процесу реалізації товарів.
Документування дозволу на відпуск товарів
Оптове підприємство здійснює поставку товарів згідно з договорами, укладеними з покупцями. Асортимент товарів, їх кількість та ціни зазначаються безпосередньо у договорі або у специфікаціях чи заявках, які є невід'ємною частиною договору.
Відпуску підлягають тільки товари, що фактично оприбутковані матеріально відповідальною особою.
Документальне оформлення відвантаження товарів починається зі складання комерційною службою розпорядчого документа за формою, визначеною підприємством самостійно. Функції такого документа можуть виконувати наряди, замовлення, розпорядження, накази тощо. У розпорядчому документі менеджер вказує найменування та адресу покупця, найменування, кількість товарів та дату відпуску їх зі складу. Розпорядження на відпуск товарів передається працівникам складу для відбирання товарів.
Документування відпуску товарів зі складу
Відвантаження товарів зі складу оптового підприємства може здійснюватись таким чином:
безпосереднім відпуском товарів представнику підприємства-покупця (самовивіз);
Централізованою доставкою товарів;
відправкою товарів залізницею, водним або повітряним
транспортом.
Обов'язковою умовою відпуску товарів і оформлення товаросупровідних документів є наявність довіреності одержувачів. Не дозволяється відпускати товари у випадках:
подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку
подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не
підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;
відсутності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену
особу;
закінчення строку дії довіреності;
одержання повідомлення підприємства - одержувача товарів про
анулювання довіреності.
Як виняток, при централізовано-кільцєвих перевезеннях, коли товари систематично доставляються за адресою одного або декількох покупців за узгодженими на визначений період параметрами (кількість, асортимент, час тощо), передача товарів покупцям може здійснюватись без довіреності, якщо одержувач цінностей повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа завіряє на супровідних документах свій підпис про одержання товарів. Таке повідомлення надається оптовому підприємству листом за підписами керівника та головного бухгалтера.
При відпуску товарів приватним підприємцям слід враховувати зазначені нижче особливості використання довіреностей цими суб'єктами підприємницької діяльності.
Якщо приватний підприємець доручає отримати товари найманому працівнику, повноваження такої особи повинні підтверджуватися довіреністю. Приватний підприємець має право вибирати форму довіреності: це може бути довіреність, яка оформлена відповідно до Цивільного кодексу України із зазначенням у ній даних свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності або довіреність на бланку типової форми № М-2.
Для документального оформлення відпуску товарів зі складу оптового підприємства складається накладна. Відповідно до розроб-леного на підприємстві графіка документообігу виписка накладних може бути покладена на бухгалтера, менеджера або працівника складу.
При оформленні накладної в ній необхідно вказати такі реквізити:
номер і дату складання;
найменування і адресу оптового підприємства;
найменування і адресу підприємства покупця;
підставу для відпуску, тобто номер і дату комерційної угоди на
відпуск товарів;
номер і дату довіреності, а також прізвище довіреної особи покупця;
дані про товари (найменування, одиниці виміру, кількість, ціни без
ПДВ, вартість);
суму податку на додану вартість;
загальну суму до сплати (цифрами і прописом).
Накладна підписується посадовою особою, що надає дозвіл на відпуск товарів, матеріально відповідальною особою складу і довіреною особою покупця.
При цьому в накладній мають бути не тільки підписи, але й зазначені посади та прізвища осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції з відпуску товарів.
Керівником оптового підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл, тобто підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском товарів.
Накладна може бути підписана особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу. Підписи осіб, відповідальних за скла-дання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дозволяє одночасно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Оптове підприємство самостійно встановлює кількість примір-ників накладної на відпуск товарів. Один примірник як супровідний Документ видається підприємству - покупцю.
Накладна, яка складається у момент здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском товарів зі складу оптового підпри-ємства, слугує підставою для:
списання реалізованих товарів з-під звіту матеріально відповідальної особи;
обгрунтування виконання договірних зобов'язань перед покупцем і переходу права власності на товари від оптового підприємства до покупця;
ведення складського обліку відпуску товарів; ведення синтетичного і аналітичного обліку реалізації товарів; підтвердження суми валового доходу при здійсненні продажу товарів з наступною оплатою;
обґрунтування виконання бюджету продажу товарів за центрами відповідальності.
Документальне оформлення доставки товарів покупцю
Найпоширенішим способом доставки товарів покупцям зі складів оптового підприємства є автомобільні перевезення.
Оптове підприємство як вантажовідправник повинно оформити товарно-транспортну накладну. Якщо оптове підприємство одночасно є перевізником, тобто доставляє товари покупцю власним або орендованим транспортом, крім ТТН, складається подорожній лист вантажного автомобіля.
При використанні залізничного, водного чи повітряного транспорту використовуються документи, описані в п. 2.1.
Документальне оформлення розрахунків з покупцем
Форма розрахунків за поставлені товари визначається договором між оптовим підприємством та покупцем.
Якщо це — безготівкові розрахунки, то покупець перераховує кошти на поточний рахунок оптового підприємства згідно з договором, накладною або рахунком-фактурою. В останньому випадку на оптовому підприємстві оформляється вимога до покупця -рахунок-фактура, де зазначаються найменування, банківські та поштові реквізити оптового підприємства і покупця, сума до сплати. Рахунок-фактура підписується керівником, головним бухгалтером і передається покупцю, у тому числі електронними засобами зв'язку. На підставі рахунка-фактури покупець оформляє платіжний документ.
Завершення товарообмінної операції згідно з договором міни має підтверджуватися двостороннім актом заліку взаємної заборгованості.
Документальне оформлення нарахування податкових
зобов 'язань з податку на додану вартість
у зв 'язку із продажем товарів
Підставою для ведення обліку податкових зобов'язань з ПДВ с податкова накладна.
Порядок заповнення податкової накладної затверджено наказом ДПАУ від 30.05.1997 р.№ 165.
Право складання цього документа мають суб'єкти підприємницької діяльності, зареєстровані платниками ПДВ. Підтвердженням реєстрації є видане державною податковою інспекцією свідоцтво, в якому зазначається індивідуальний податковий номер платника ПДВ. При необхідності платник ПДВ може делегувати право оформлення податкових накладних філіями (відокремленим підрозділам), що входять до його складу. Для цього кожній філії слід присвоїти окремий код та повідомити його податковому органу за місцем реєстрації платника ПДВ.
Під час виконання договорів про спільну діяльність податкові накладні виписуються особою, яка веде облік результатів такої діяльності та відповідальна за утримання і внесення податку до бюджету.
Оригінал податкової накладної видається покупцю, копія залишається у оптового підприємства. Якщо товари реалізуються неплатнику ПДВ, то обидва примірники зберігаються у продавця.
Податкова накладна виписується СПД - продавцем у момент виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість у двох примірниках. Дата виникнення податкових зобов'язань залежить від умови поставки товарів (табл. 2.1).
Таблиця 2.1
Дата виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість
Умова поставки товарів Дата виникнення податкових зобов'язань з ПДВ Договір купівлі-продажу Дата будь-якої з подій, що настала раніше: дата одержання коштів від покупця в рахунок оплати товарів,що підлягають поставці, або