Облік на підприємствах торгівлі та ресторанного господарства: Навч. посіб. / Л.В. Нападовська, А.В. Алексєєва, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаєва; та заг. ред. Л.В. Нападовської. - К.: Київ. над. торг.-екон. ун-т,
2.3. Організація складського обліку товарів і тари. Звітність матеріально відповідальних осіб
При зберіганні товарів на власних або орендованих складах матеріальна відповідальність за незабезпечення схоронності цінностей покладається на працівників оптового підприємства. Для цього з персоналом складу укладаються договори про повну матеріальну відповідність, на підставі яких особи, винні в нестачі (псуванні) товарів, відшкодовують збитки у повному обсязі.
Матеріально відповідальні особи ведуть облік товарів і тари в місцях їх зберігання з метою одержання інформації про товарні залишки, яка необхідна для контролю за збереженням товарів, а також для оперативного управління процесами надходження та відпуску товарів.
Організація складського обліку товарів залежить від способу зберігання. Розрізняють сортовий і гуртовий (партіями) способи зберігання товарів.
При сортовому способі зберігання кожний товар певного найменування, що знову надійшов, приєднується до раніше придбаного товару того ж найменування і сорту.
Матеріально відповідальні особи ведуть складський облік товарів за назвами, сортами і кількістю. Для цього використовують товарні книги або картки складського обліку при відсутності автоматизованої обробки інформації на складі.
На кожне найменування товару відкривають окрему картку або певну кількість сторінок у товарній книзі. До названих реєстрів складського обліку матеріально відповідальна особа записує натуральні показники надходження та вибуття товарів згідно з первинними документами (накладними, актами) і після кожної операції визначає залишок того чи іншого товару.
При партіонному способі кожна партія товарів зберігається окремо. Партія товарів - це кількість товарів, що надійшли одночасно за одним товаросупровідним документом. Кожній партії присвоюється порядковий номер. Надалі цей номер вказується у накладних на відпуск товарів даної партії. При партіонному способі зберігання товарів облік наявності та вибуття товарів у розрізі партій ведеться в партіонних картках. На кожну партію відкривають картку, в якій матеріально відповідальна особа відмічає вибуття товарів згідно з видатковими накладними або актами на списання товарів. Після реалізації всієї партії товарів партіонна картка закривається і передається до бухгалтерії.
Отже, облік товарів партіями посилює контроль за збереженням товарів, оскільки нестачі виявляються відразу після реалізації кожної партії товарів. Крім того, цей спосіб доцільний для обліку товарів, які швидко псуються, оскільки контролюється строк зберігання партії.
Періодично дані складського і бухгалтерського обліку товарних запасів повинні звірятися.
Відповідно до типових договорів про повну індивідуальну або колективну матеріальну відповідальність працівники складу зобов'язані складати і вчасно передавати до бухгалтерії звіти про рух та залишки товарів і тари. Завдяки цьому бухгалтерія контролює своєчасність і повноту оприбуткування товарів і тари, а також правильність списання їх на видаток.
У оптовій торгівлі звітність матеріально відповідальних осіб може складатися у вигляді товарного звіту або супровідного реєстру
документів. Підприємство самостійно вибирає форму звітності. При цьому враховуються особливості асортименту товарів, обсяги документообігу, порядок організації складського обліку товарних запасів, методи оцінки товарів.
Товарний звіт містить дані про товарні залишки на початок і кінець звітного періоду, про надходження товарів у розрізі окремих джерел та їх вибуття за окремими напрямками. Форма товарного звіту є довільною. В оптовій торгівлі матеріально відповідальна особа веде, як правило, кількісний облік товарів і тари. Тому в товарному звіті наявність та рух товарних запасів вказується в натуральних показниках. Підставою для заповнення прибуткової частини товарного звіту про товари і тару, що фактично надійшли на оптове підприємство, слугують накладні (товарно-транспортні накладні), акти про встановлені розбіжності при прийманні товарів, приймальні акти.
Видаткова частина товарного звіту заповнюється матеріально відповідальною особою згідно з накладними на відпуск товарів покупцям, накладними на повернення товарів постачальникам, накладними на внутрішнє переміщення товарів, актами на списання товарів і тари внаслідок нестачі, псування.
На оптових підприємствах, де застосування товарного звіту є недоцільним, матеріально відповідальні особи складають супровідні реєстри прибуткових і видаткових документів. У реєстрі зазначають найменування документів, їх номери і дати та загальну кількість документів окремо по приходу і видатку.
Товарний звіт або реєстр, складений у двох примірниках, підписується матеріально відповідальною особою.
Перший примірник разом з первинними документами, що підтверджують рух товарів і тари за звітний період, передається до бухгалтерії.
Бухгалтер, приймаючи звітність матеріально-відповідальних осіб, перевіряє наявність усіх зазначених документів і розписується на другому примірнику товарного звіту (реєстру) на підтвердження приймання їх до опрацювання. Другий примірник повертається матеріально відповідальній особі.
Періодичність складання та терміни подання до бухгалтерії звітності матеріально відповідальних осіб встановлюється самостійно кожним підприємством за розпорядженням керівника.
Товарний звіт (реєстр) разом з первинними документами є підставою для відображення в обліку руху товарів і тари. Тому бухгалтерія повинна контролювати достовірність звітності матеріально відповідальних осіб, своєчасність її складання та передачі до бухгалтерії.
З цією метою бухгалтеру належить перевірити: первинні документи, додані до звітності матеріально відповідальної особи, за формою (наявність і правильність заповнення реквізитів), за сутністю (відповідність товарних операцій чинному законодавству), точність підрахунків;
послідовність нумерації звітів (нова нумерація починається після інвентаризації);
відповідність дат прибуткових і видаткових документів звітному періоду, за який складена звітність;
правильність залишків товарів і тари на початок звітного періоду; ці дані повинні відповідати залишкам на кінець звітного періоду за попереднім звітом, а якщо товарний звіт складається після інвентаризації- фактичним залишкам згідно з інвентаризаційним описом; повноту і своєчасність оприбуткування товарів і тари; для цього встановлюється відповідність даних прибуткової частини товарного звіту і первинних документів, що підтверджують надходження товарів і тари. У товарному звіті матеріально відповідальна особа вказує дані про товарні ресурси, що фактично надійшли на оптове підприємство, тому розбіжності між супровідними документами постачальників і прибутковою частиною товарного звіту повинні підтверджуватися відповідним актом; важливе контрольне значення має зустрічна перевірка документів: зокрема, дані про оприбуткування товарів і тари у товарному звіті слід зіставити з документами згідно з якими здійснюються розрахунки з постачальниками (рахунки-фактури, договори зі специфікаціями), що дозволить встановити чи своєчасно і повністю оприбутковані матеріально відповідальними працівниками товари і тара, за які постачальник стягує платіж;
правильність списання товарних запасів з-під звіту матеріально відповідальних осіб; для цього перевіряється наявність розпорядчого документа на відпуск товарів, обгрунтованість записів у видатковій частині товарного звіту первинними документами, що підтверджують вибуття товарів і тари (накладні, акти), правильність оформлення довіреності покупців; необхідною контрольною процедурою є зіставлення видаткової частини товарного звіту з розрахунковими документами, згідно з якими надходять платежі від покупців за товари і тару, з прибутковою частиною товарних звітів інших структурних підрозділів підприємства при внутрішньому переміщенні товарних ресурсів;
точність визначення залишків товарів і тари на кінець звітного періоду.
Якщо під час перевірки звітності матеріально відповідальних осіб виявлені помилки, то бухгалтер вносить виправлення в обидва примірники. Матеріально відповідальна особа повинна підтвердити своїм підписом на звіті згоду щодо внесених виправлень.
Таким чином, ретельна перевірка звітності матеріально відповідальних осіб є необхідною умовою одержання своєчасної і достовірної інформації про наявність та рух товарних запасів.
Матеріально відповідальні особи ведуть облік товарів і тари в місцях їх зберігання з метою одержання інформації про товарні залишки, яка необхідна для контролю за збереженням товарів, а також для оперативного управління процесами надходження та відпуску товарів.
Організація складського обліку товарів залежить від способу зберігання. Розрізняють сортовий і гуртовий (партіями) способи зберігання товарів.
При сортовому способі зберігання кожний товар певного найменування, що знову надійшов, приєднується до раніше придбаного товару того ж найменування і сорту.
Матеріально відповідальні особи ведуть складський облік товарів за назвами, сортами і кількістю. Для цього використовують товарні книги або картки складського обліку при відсутності автоматизованої обробки інформації на складі.
На кожне найменування товару відкривають окрему картку або певну кількість сторінок у товарній книзі. До названих реєстрів складського обліку матеріально відповідальна особа записує натуральні показники надходження та вибуття товарів згідно з первинними документами (накладними, актами) і після кожної операції визначає залишок того чи іншого товару.
При партіонному способі кожна партія товарів зберігається окремо. Партія товарів - це кількість товарів, що надійшли одночасно за одним товаросупровідним документом. Кожній партії присвоюється порядковий номер. Надалі цей номер вказується у накладних на відпуск товарів даної партії. При партіонному способі зберігання товарів облік наявності та вибуття товарів у розрізі партій ведеться в партіонних картках. На кожну партію відкривають картку, в якій матеріально відповідальна особа відмічає вибуття товарів згідно з видатковими накладними або актами на списання товарів. Після реалізації всієї партії товарів партіонна картка закривається і передається до бухгалтерії.
Отже, облік товарів партіями посилює контроль за збереженням товарів, оскільки нестачі виявляються відразу після реалізації кожної партії товарів. Крім того, цей спосіб доцільний для обліку товарів, які швидко псуються, оскільки контролюється строк зберігання партії.
Періодично дані складського і бухгалтерського обліку товарних запасів повинні звірятися.
Відповідно до типових договорів про повну індивідуальну або колективну матеріальну відповідальність працівники складу зобов'язані складати і вчасно передавати до бухгалтерії звіти про рух та залишки товарів і тари. Завдяки цьому бухгалтерія контролює своєчасність і повноту оприбуткування товарів і тари, а також правильність списання їх на видаток.
У оптовій торгівлі звітність матеріально відповідальних осіб може складатися у вигляді товарного звіту або супровідного реєстру
документів. Підприємство самостійно вибирає форму звітності. При цьому враховуються особливості асортименту товарів, обсяги документообігу, порядок організації складського обліку товарних запасів, методи оцінки товарів.
Товарний звіт містить дані про товарні залишки на початок і кінець звітного періоду, про надходження товарів у розрізі окремих джерел та їх вибуття за окремими напрямками. Форма товарного звіту є довільною. В оптовій торгівлі матеріально відповідальна особа веде, як правило, кількісний облік товарів і тари. Тому в товарному звіті наявність та рух товарних запасів вказується в натуральних показниках. Підставою для заповнення прибуткової частини товарного звіту про товари і тару, що фактично надійшли на оптове підприємство, слугують накладні (товарно-транспортні накладні), акти про встановлені розбіжності при прийманні товарів, приймальні акти.
Видаткова частина товарного звіту заповнюється матеріально відповідальною особою згідно з накладними на відпуск товарів покупцям, накладними на повернення товарів постачальникам, накладними на внутрішнє переміщення товарів, актами на списання товарів і тари внаслідок нестачі, псування.
На оптових підприємствах, де застосування товарного звіту є недоцільним, матеріально відповідальні особи складають супровідні реєстри прибуткових і видаткових документів. У реєстрі зазначають найменування документів, їх номери і дати та загальну кількість документів окремо по приходу і видатку.
Перший примірник разом з первинними документами, що підтверджують рух товарів і тари за звітний період, передається до бухгалтерії.
Бухгалтер, приймаючи звітність матеріально-відповідальних осіб, перевіряє наявність усіх зазначених документів і розписується на другому примірнику товарного звіту (реєстру) на підтвердження приймання їх до опрацювання. Другий примірник повертається матеріально відповідальній особі.
Періодичність складання та терміни подання до бухгалтерії звітності матеріально відповідальних осіб встановлюється самостійно кожним підприємством за розпорядженням керівника.
Товарний звіт (реєстр) разом з первинними документами є підставою для відображення в обліку руху товарів і тари. Тому бухгалтерія повинна контролювати достовірність звітності матеріально відповідальних осіб, своєчасність її складання та передачі до бухгалтерії.
З цією метою бухгалтеру належить перевірити: первинні документи, додані до звітності матеріально відповідальної особи, за формою (наявність і правильність заповнення реквізитів), за сутністю (відповідність товарних операцій чинному законодавству), точність підрахунків;
послідовність нумерації звітів (нова нумерація починається після інвентаризації);
відповідність дат прибуткових і видаткових документів звітному періоду, за який складена звітність;
правильність залишків товарів і тари на початок звітного періоду; ці дані повинні відповідати залишкам на кінець звітного періоду за попереднім звітом, а якщо товарний звіт складається після інвентаризації- фактичним залишкам згідно з інвентаризаційним описом; повноту і своєчасність оприбуткування товарів і тари; для цього встановлюється відповідність даних прибуткової частини товарного звіту і первинних документів, що підтверджують надходження товарів і тари. У товарному звіті матеріально відповідальна особа вказує дані про товарні ресурси, що фактично надійшли на оптове підприємство, тому розбіжності між супровідними документами постачальників і прибутковою частиною товарного звіту повинні підтверджуватися відповідним актом; важливе контрольне значення має зустрічна перевірка документів: зокрема, дані про оприбуткування товарів і тари у товарному звіті слід зіставити з документами згідно з якими здійснюються розрахунки з постачальниками (рахунки-фактури, договори зі специфікаціями), що дозволить встановити чи своєчасно і повністю оприбутковані матеріально відповідальними працівниками товари і тара, за які постачальник стягує платіж;
правильність списання товарних запасів з-під звіту матеріально відповідальних осіб; для цього перевіряється наявність розпорядчого документа на відпуск товарів, обгрунтованість записів у видатковій частині товарного звіту первинними документами, що підтверджують вибуття товарів і тари (накладні, акти), правильність оформлення довіреності покупців; необхідною контрольною процедурою є зіставлення видаткової частини товарного звіту з розрахунковими документами, згідно з якими надходять платежі від покупців за товари і тару, з прибутковою частиною товарних звітів інших структурних підрозділів підприємства при внутрішньому переміщенні товарних ресурсів;
Якщо під час перевірки звітності матеріально відповідальних осіб виявлені помилки, то бухгалтер вносить виправлення в обидва примірники. Матеріально відповідальна особа повинна підтвердити своїм підписом на звіті згоду щодо внесених виправлень.
Таким чином, ретельна перевірка звітності матеріально відповідальних осіб є необхідною умовою одержання своєчасної і достовірної інформації про наявність та рух товарних запасів.