1.10. Інформаційне забезпечення управління торговельною діяльністю
Значення та основні завдання інформаційного забезпечення управління торговельною діяльністю. Перед вітчизняними торговельними підприємствами в сучасний період стоїть по-справжньому актуальна та надзвичайно складна проблема - виживання та забезпечення подальшого їх розвитку. В основі вирішення цієї проблеми знаходиться кропітка робота по створенню та реалізації конкурентних переваг. Ще ніколи так гостро не стояло завдання пошуку конкурентних переваг, про зростання ролі та динаміки якого свідчить значно поширене в сучасний період поняття "гіперконкуренція".
Сучасні системи менеджменту, крім уже відомих ресурсів -фінансових, трудових, матеріальних та нематеріальних - додатково включають найбільш динамічний ресурс - інформацію. Характерно, що саме інформація здатна створити найбільш вагомі конкурентні переваги. Як і всякий ресурс, інформація потребує відповідного забезпечення. Інформаційне забезпечення - це сукупність інформаційних ресурсів (банку даних), методів і прийомів збору, обробки, накопичення, інтерпретації, передавання інформації, що використовується в діяльності підприємства. Інформаційне забезпечення слід розглядати як один із важливих видів забезпечення системи управління. Пояснюється це тим, що інформаційне забезпечення є фундаментом, на якому будується управлінська діяльність будь-якого підприємства.
Традиційною інформаційною системою, яка надає інформацію для управління торговельним підприємством, є бухгалтерський облік, побудова якого залежить від специфіки технологічного циклу, а отже - функцій діяльності (рис. 1.2). Місце бухгалтерського обліку в системі інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства наведено на рис. 1.3.
Система бухгалтерського обліку дозволяє створювати інформацію про такі важливі економічні показники торговельного підприємства як товарообіг (виручку від реалізації), витрати торговельної діяльності (у тому числі адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати), що дозволяє визначити фінансовий результат діяльності підприємства. Приклад інформаційної моделі формування доходів і витрат операційної діяльності на прикладі підприємств ресторанного господарства наведено на рис. 1.4.
Важливим економічним показником, який характеризує діяльність торговельного підприємства й впливає на фінансові результати та фінансовий стан діяльності підприємства, є обсяг товарообігу в цілому та за сегментами ринку. Під товарообігом розуміють реалізацію товарів і надання платних торговельних послуг покупцям для задоволення особистих потреб в обмін на грошові кошти, або іншим підприємствам - для подальшої переробки чи продажу. Товарообіг як економічний показник на рівні підприємства є фактором формування ресурсного потенціалу підприємства та економічною передумовою отримання необхідного обсягу доходу та прибутку.
До основних чинників, які підлягають регулюванню та впливають на обсяг і структуру товарообігу підприємства, належать: ресурсне забезпечення, рівень організації торговельної діяльності, умови здійснення торговельного процесу та стан комерційної роботи.
Важливим чинником, який впливає на обсяг реалізації та потребує ефективного управління, є величина товарних запасів. Товарний запас - це маса товарів, призначена для наступного продажу, що знаходиться у сфері обігу в процесі переміщення від виробництва до споживача.
Рис. 1.2. Схема технологічного циклу підприємства роздрібної торгівлі
Основними об'єктами обліку, які потребують вимірювання, при цьому є: товари в дорозі від виробника до підприємств оптової торгівлі, товарні запаси на складах оптової торгівлі та інших збутових посередників, товари в дорозі від оптової до роздрібної ланки торгівлі, запаси підприємств роздрібної торгівлі (на складах і в торговельному залі).
Рис. 1.3. Система інформаційних зв'язків структурних підрозділів торговельного підприємства
Збільшенню товарообігу передує велика робота по формуванню ключової інформації для прийняття рішень щодо: розмірів та структури партій при закупівлі товарів, вибору найвигідніших постачальників та видів товарів, вибору асортиментної структури товарообігу, прискорення оборотності товарних запасів, підвищення прибутковості товарів, що реалізуються, формування оптимальної націнки та ціни товарів, вибору систем оплати праці у процесі збуту товарів, вибору найвигідніших покупців та сегментів ринку тощо.
В умовах ринкових відносин відбувається переорієнтація виключно на попит, тому постає завдання визначення максимального обсягу реалізації товарів у кожному сегменті споживчого ринку. Менеджерам, приймаючи рішення, необхідно враховувати зовнішню інформацію: обсяги та структуру споживчого ринку й споживчих товарів, стан конкуренції на даному сегменті товарного ринку, державне регулювання торговельної діяльності, загальну макроеконо-мічну ситуацію в країні. Ця та інша інформація створюється в управлінському обліку для формування інформації з метою прийняття менеджерами усіх рівнів ефективних управлінських рішень у процесі діяльності торговельного підприємства.
З огляду на це актуальним завданням бухгалтерського обліку є ідентифікація інформації як ресурсу, його розвиток і ефективне використання для управління торговельним підприємством в умовах Динамічності, мінливості і невизначеності зовнішнього середовища.
У нових економічних умовах, суттєвою характеристикою якого є стабільність, підприємства вимушені постійно змінювати концепції розвитку з метою найкращого пристосування до зовнішнього середовища та досягнення конкурентних переваг. Відсутність відповідного механізму пристосування до реалій зовнішнього середовища, включаючи систему обліку, призведе підприємства рано чи пізно до банкрутства.
Рис. 1.4. Інформаційна модель формування доходів і витрат операційної діяльності підприємств ресторанного господарства
Проблеми в управлінні торговельними підприємствами є причиною недосконалості інформаційної системи, важливою складовою якої є вітчизняний облік, досі не пристосований до вирішення сучасних економічних проблем.
Вже сьогодні управлінці не обмежуються традиційними моделями, а все більше звертаються до інформації, яка має нефінансовий характер. Для менеджерів немає особливого значення, в якій системі виникла інформація, значно важливіше, щоб вона була своєчасно одержаною та корисною для прийняття оптимальних управлінських рішень. Використання показників нефінансового характеру пояснюється намаганням розширити власне облікові вимірювальні системи, що дозволяє пристосувати інформаційну базу для прийняття управлінських рішень. Тому в останні роки стратегічний управлінський облік набуває все більшого поширення, в систему якого включаються показники нефінансового характеру та зовнішня інформація.
До нефінансових показників, призначених для ефективного управління торговельним підприємством, відносяться: якість задоволення споживчого попиту, ступінь задоволення потреб споживачів, кількість постійних споживачів, наявність рекламацій, завершеність покупки, лояльність споживачів тощо.
Система обліку, як інформаційна система, включає збір, обробку, інтерпретацію, зберігання та передачу інформації для прийняття управлінських рішень як зовнішніми, так і внутрішніми користувачами.
До зовнішніх користувачів відносяться: потенційні покупці товарів і послуг; конкуренти; законодавчі, виконавчі та судові органи влади, організації, які регламентують, регулюють і контролюють діяльність торговельного підприємства ззовні; постачальники; потенційні інвестори, які надають в кредит грошові кошти; партнери по бізнесу, які на умовах угод реалізують частину функцій торговельно-технологічного процесу (транспортування, охорони, надання інформаційних послуг); трудові ресурси - люди, які наймаються на роботу в організацію; посередники - фізичні особи і організації, які надають послуги по налагодженню зв'язків торговельного підприємства з іншими суб'єктами зовнішнього середовища (дилери).
Внутрішніми користувачами облікової інформації є керівники різних рівнів управління.
Враховуючи, що діяльність торговельного підприємства на Ринку спрямована на досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань, облік перетворюється в специфічний інструмент для Досягнення його стратегічних цілей та тактичних завдань. Для цього
потрібно навчитись трансформувати інформацію в основний ключовий ресурс, сутність якого міститься в здатності найкращим чином об'єднати усі ресурси, що використовуються на торговельному підприємстві та забезпечити найвагоміші конкурентні переваги для власного бізнесу.
Головною передумовою ефективного управління торговельним підприємством є наявність корисної та своєчасної інформації для прийняття оптимальних управлінських рішень. Стосовно діяльності торговельної організації, інформацію можна розглядати як відповідним чином оброблені дані про факти, які представляють інтерес для організації (підрозділу) і складають основу прийняття відповідного рішення. Обробка - це процес трансформації даних в інформацію на основі різноманітних методів та приведення до форми, зрозумілої та зручної для використання.
За допомогою інформації реалізуються прямі та зворотні зв'язки між суб'єктом, об'єктом та іншими елементами системи управління й середовищем діяльності, що є підставою характеризувати інформацію як важливий та ключовий засіб управління. Інформацію, яка формується в системі управлінського обліку та є базою для прийняття управлінських рішень, можна охарактеризувати як важливу складову механізму прийняття управлінських рішень, а отже всієї системи управління.
Класифікація та склад інформації на різних рівнях управління. Залежно від мети використання інформація поділяється на облікову інформацію внутрішнього використання (управлінську), джерелом якої є управлінський облік, та інформацію, яку підприємство надає зовнішнім користувачам (фінансову), джерелом якої є фінансовий облік та фінансова звітність.
Залежно від рівня управління розрізняють такі види інформації: стратегічну, тактичну та оперативну.
Для забезпечення керівників вищих рівнів управління призначена стратегічна інформація, яка використовується для планування стратегічних напрямів діяльності торговельного підприємства та оцінки успішності їх досягнення. Стратегічна інформація формується нерегулярно (при необхідності). Прийняття стратегічних рішень здійснюється в умовах невизначеності та ризику.
До складу стратегічної інформації відносяться такі показники: можливості та перспективи залучення довгострокових кредитів; результати оцінки за довгостроковими інвестиціями; прибутковість основних сегментів діяльності;
перспективи виходу на нові ринки та можливості розширення вже
існуючих ринків;
потреба в готівкових коштах.
Тактична інформація використовується переважно на середньому рівні управління для планування та контролю завдань, що стосуються ціноутворення, закупівлі товарно-матеріальних цінностей, розподілу та накопичення товарних запасів. Тактична інформація формується регулярно (щотижня, щомісяця). Прийняття тактичних рішень відноситься до напівструктурованих завдань і, в більшості випадків залежить від навичок менеджерів.
До складу тактичної інформації відносяться такі показники, які використовуються для оцінки діяльності торговельних підприємств: обсяг товарних запасів; товарообіг; плинність кадрів тощо.
Оперативна інформація формується та використовується регулярно (щоденно, щотижня, щогодинно) на нижчому рівні управління. Оперативні рішення відносяться до повністю структурованих завдань і приймаються в умовах незначного ризику. До неї відноситься інформація про:
стан розрахунків з покупцями;
потреба в товарах;
стан розрахунків з кредиторами;
дотримання термінів постачання та реалізації;
наявність рекламацій;
продуктивність праці працівників торговельного підприємства.
У системі обліку знаходить відображення як первинна (пасивна) інформація, одержана в результаті спостереження та відображення фактів, які мали місце в минулому періоді, так і вторинна (активна), одержана шляхом обробки первинної інформації, яка є основою прийняття управлінських рішень. Якщо первинна інформація спрямована в минуле, то, на відміну від неї, вторинна інформація - навпаки, спрямована в майбутнє. Враховуючи, що в системі фінансового обліку формується лише первинна (пасивна) інформація, а в системі управлінського обліку - переважно (вторинна) активна, то система бухгалтерського обліку - це інтегрована система, яка не лише характеризує минулу діяльність, але й містить інформацію для прогнозування, аналізу, контролю та прийняття управлінських рішень.
Вимоги, яким повинна відповідати інформація, що призначена для управління. Інформація повинна бути своєчасною та корисною для особи, яка приймає управлінські рішення, бо несвоєчасно отримана інформація є некорисною.
Важливим критерієм оцінки інформації для прийняття управлінських рішень є цінність для користувача. Оцінка цінності інформації залежить від того ким використовується інформація, як часто вона використовується і з якою метою, який ефект досягається на її основі, чи існують альтернативні джерела інформації, як часто інформація надається й не використовується.
У системі управління цінність інформації визначається її впливом на рішення; інформація, яка не впливає на рішення - є некорисною. Крім того, корисна інформація повинна відповідати комплексу цілей для задоволення потреб внутрішніх користувачів. Враховуючи, що шляхи досягнення цілей можуть бути різними, система обліку повинна діяти за принципом багатоваріантності. Це вимагає від фахівців новітніх підходів до розробки альтернатив, що цілком залежить від рівня знань та умінь, а отже і досвіду їх роботи. Складність вирішення цієї проблеми полягає в наявності нестандартних ситуацій, які вимагають адекватних рішень, прийомів та методів підготовки необхідної інформації. Існування різних цілей, зумовлених наявністю різних груп користувачів, а отже і проблем, які покликана вирішувати система управління, вимагає різних систем вимірювання результатів діяльності підприємств. При цьому необхідно дотримуватись вимоги: затрати на обробку та формування інформації не повинні перевищувати ефекту, одержаного від її використання. Тому інформація залишається корисною доти доки результат від її використання перевищує затрати на її створення.
Важливим критерієм оцінки якості інформації є її повнота, тобто здатність інформації найповніше відображати аспекти явищ та проблем. Повноту інформації можна охарактеризувати як співвідношення всієї наявної інформації до об'єктивно існуючої корисної інформації. Отже, повнота інформації характеризується ступенем забезпечення (для вирішення завдань торговельного підприємства) достовірною вихідною інформацією.
Повнота інформації має суттєве значення для налагодження не лише прямих, але і зворотних зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління. Виконавці повинні на основі інформації зрозуміти мету прийняття рішення, основні завдання, які їм належить вирішувати і умови виконання цих завдань. Отже, в системі управління цінність інформації визначається її значенням для прийняття управлінських рішень.
Інформація, яка відповідає розглянутим вище вимогам, є стратегічним ресурсом, який здатний забезпечити конкурентні переваги будь-якому підприємству.
Таким чином, для обслуговування системи управління торговельного підприємства необхідна система обліку, яка (крім вже відомих раніше функцій) забезпечувала б координацію (встановлення зв'язків), взаємодію та узгодженість окремих елементів управління.
Бухгалтерський облік відіграє важливу роль в управлінні підприємством, оскільки надає найповнішу інформацію про його діяльність і фінансовий стан. Дані бухгалтерського обліку є одним із головних джерел економічної інформації, яка характеризує фактичний стан справ на підприємстві. Тому знання бухгалтерського обліку необхідні насамперед для ефективної оцінки організації торговельної діяльності, контролю, прогнозування і управління підприємством.
Бухгалтерський облік включає різні елементи облікової систем і є засобом спостереження, реєстрації, систематизації і аналізу торговельної діяльності. На його основі здійснюється ефективний контроль і розробка оптиматьних управлінських рішень.
