Організація обслуговування у малих готелях: Навч. посібник / Г.Б. Мунін, 3.1. Тимошенко, Ю.І. Палеха, М.Д. Стамболов; За заг. ред. академіка О.В. Шербенка. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2007. - 181 с. - Бібліогр.:176 с.
2.3. Організація управлінської ланки малих готелів
Управління малими готелями здійснюється його власником або уповноваженою ним особою (директором), які приймають загальні рішення стратегічного характеру. Подібні рішення відносяться до категорії загальних, що визначають розмір малого готелю, вибір місця для його будівництва, архітектуру та інтер’єр, обладнання, підбір персоналу. Власником малого готелю може бути як приватна особа, так і ціла корпорація.
Оперативне управління готелем здійснюється управляючим (директором), який може бути як власником, тйк і найманим працівником. Управляючому підпорядковуються всі служби малого готелю, він направляє, контролює і координує їхню діяльність з метою одержання максимально можливого ефекту на кожній ділянці. Однією з головних функцій керівника малого готелю є оперативне управління готелем і контроль за роботою персоналу.
Стратегічною метою малого готелю може бути, наприклад, орієнтація на курортне обслуговування або на прийом і обслуговування бізнес-туристів. Управляючий є посередником між власниками й управлінським персоналом, з одного боку, і гостями підприємства — з іншого. Ця його функція може бути охарактеризована як функція втілення загальних завдань у конкретні управлінські рішення.
Крім того, на управляючого покладена необхідність ви рішення завдань, пов’язаних із загальними напрямками діяльності малого готелю, в тому числі за проведення фінансової політики, до якої можна віднести визначення лімітів витрат на утримання персоналу, граничних асигнувань на адміністративні та господарські витрати, питання закупівельної політики тощо. Управляючий також приймає рішення щодо того, яку систему розрахунків із клієнтами використовувати. Частина цих питань може бути передана на розгляд адміністратору готелю, якщо на управляючого покладено занадто багато повноважень і обов’язків.
Система організації управління малими готелями має відповідати також принципу забезпечення контролю. Обов’язковим елементом тут має виступати внутрішній і зовнішній аудит. Підрозділи внутрішнього і зовнішнього
аудиту покликані контролювати законність виконуваних заходів, їх відповідність нормам та інструкціям.
Внутрішня упорядкованість, узгодженість внутрішніх підрозділів малого готелю забезпечуються за допомогою підпорядкування працівників правилам діяльності. Для реалізації цього принципу в малому готелі розробляються відповідні внутрішні нормативно-організаційні документи (статут, правила внутрішнього розпорядку, положення про служби, кваліфікаційні характеристики, посадові інструкції). Кожен працівник повинен знати свої обов’язки, мати певні знання й уміння, дотримуватися правил, наведених у цих та інших документах.
Не існує ідеальної та єдиної моделі управління малим готелем. Але всі рішення, обумовлені необхідністю задоволення потреб клієнтів, спираються на суворо зафіксовану управлінську ієрархію.
Чим більше обслуговуючого персоналу готелю, тим більш розгалужену структуру управління він має, оскільки у ньому існують проміжні ланки, основною функцією яких є контроль.
Бухгалтерія
Відділ бухгалтерського обліку (бухгалтер) відповідає за своєчасне складання бухгалтерської звітності в суворій відповідності з нормативними документами; несе відповідальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни; проводить аналіз фінансово-господарської діяльності; організовує складання бізнес-планів; складає фінансово- господарські плани та кошторис за встановленими формами; несе відповідальність за своєчасність складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків; виконує роботу з обліку, введення в експлуатацію і списання матеріальних цінностей, обліку коштів; несе відповідальність за дотримання правил ціноутворення і правильності складання тарифів; здійснює облік надходження і вибуття виробничих
запасів відповідно до стандартів бухгалтерського обліку; організовує роботу з отримання ліцензій тощо.
Відділ бухгалтерського обліку (бухгалтер) тісно пов’язаний і з лінійними службами, і з персоналом всього готелю. До його обов’язків входить здійснення грошових переказів, підготовка фінансових звітів від касирів торгових точок готелю, включаючи службу харчування, службу портьє, сувенірні кіоски та спортивні комплекси, якщо такі є. Він веде облік, обробку і контроль первинної документації, своєчасно інформує керівництво про фінансові результати діяльності, а також виплачує працівникам заробітну плату, відповідає за отримання різних рахунків і виплат по них, а також за контроль та облік витрат.
Головним його завданням є забезпечення малого готелю матеріально-технічними та виробничими ресурсами. Він мусить формувати свої відносини з партнерами на взаємовигідній основі, закуповуючи продукцію підприємств-ви- робників та інших постачальників різних форм власності, у тому числі й фізичних осіб. З цією метою йому необхідно вчасно реагувати на зміни, що відбуваються на ринку. При цьому важливу роль відіграє комп’ютеризація виконання комерційних операцій, а також операцій, пов’язаних з управлінням товарними запасами, контролем за виконання укладених договорів і т.д.
Оперативне управління готелем здійснюється управляючим (директором), який може бути як власником, тйк і найманим працівником. Управляючому підпорядковуються всі служби малого готелю, він направляє, контролює і координує їхню діяльність з метою одержання максимально можливого ефекту на кожній ділянці. Однією з головних функцій керівника малого готелю є оперативне управління готелем і контроль за роботою персоналу.
Стратегічною метою малого готелю може бути, наприклад, орієнтація на курортне обслуговування або на прийом і обслуговування бізнес-туристів. Управляючий є посередником між власниками й управлінським персоналом, з одного боку, і гостями підприємства — з іншого. Ця його функція може бути охарактеризована як функція втілення загальних завдань у конкретні управлінські рішення.
Крім того, на управляючого покладена необхідність ви рішення завдань, пов’язаних із загальними напрямками діяльності малого готелю, в тому числі за проведення фінансової політики, до якої можна віднести визначення лімітів витрат на утримання персоналу, граничних асигнувань на адміністративні та господарські витрати, питання закупівельної політики тощо. Управляючий також приймає рішення щодо того, яку систему розрахунків із клієнтами використовувати. Частина цих питань може бути передана на розгляд адміністратору готелю, якщо на управляючого покладено занадто багато повноважень і обов’язків.
Система організації управління малими готелями має відповідати також принципу забезпечення контролю. Обов’язковим елементом тут має виступати внутрішній і зовнішній аудит. Підрозділи внутрішнього і зовнішнього
аудиту покликані контролювати законність виконуваних заходів, їх відповідність нормам та інструкціям.
Внутрішня упорядкованість, узгодженість внутрішніх підрозділів малого готелю забезпечуються за допомогою підпорядкування працівників правилам діяльності. Для реалізації цього принципу в малому готелі розробляються відповідні внутрішні нормативно-організаційні документи (статут, правила внутрішнього розпорядку, положення про служби, кваліфікаційні характеристики, посадові інструкції). Кожен працівник повинен знати свої обов’язки, мати певні знання й уміння, дотримуватися правил, наведених у цих та інших документах.
Не існує ідеальної та єдиної моделі управління малим готелем. Але всі рішення, обумовлені необхідністю задоволення потреб клієнтів, спираються на суворо зафіксовану управлінську ієрархію.
Чим більше обслуговуючого персоналу готелю, тим більш розгалужену структуру управління він має, оскільки у ньому існують проміжні ланки, основною функцією яких є контроль.
Бухгалтерія
Відділ бухгалтерського обліку (бухгалтер) відповідає за своєчасне складання бухгалтерської звітності в суворій відповідності з нормативними документами; несе відповідальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни; проводить аналіз фінансово-господарської діяльності; організовує складання бізнес-планів; складає фінансово- господарські плани та кошторис за встановленими формами; несе відповідальність за своєчасність складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків; виконує роботу з обліку, введення в експлуатацію і списання матеріальних цінностей, обліку коштів; несе відповідальність за дотримання правил ціноутворення і правильності складання тарифів; здійснює облік надходження і вибуття виробничих
запасів відповідно до стандартів бухгалтерського обліку; організовує роботу з отримання ліцензій тощо.
Відділ бухгалтерського обліку (бухгалтер) тісно пов’язаний і з лінійними службами, і з персоналом всього готелю. До його обов’язків входить здійснення грошових переказів, підготовка фінансових звітів від касирів торгових точок готелю, включаючи службу харчування, службу портьє, сувенірні кіоски та спортивні комплекси, якщо такі є. Він веде облік, обробку і контроль первинної документації, своєчасно інформує керівництво про фінансові результати діяльності, а також виплачує працівникам заробітну плату, відповідає за отримання різних рахунків і виплат по них, а також за контроль та облік витрат.
Головним його завданням є забезпечення малого готелю матеріально-технічними та виробничими ресурсами. Він мусить формувати свої відносини з партнерами на взаємовигідній основі, закуповуючи продукцію підприємств-ви- робників та інших постачальників різних форм власності, у тому числі й фізичних осіб. З цією метою йому необхідно вчасно реагувати на зміни, що відбуваються на ринку. При цьому важливу роль відіграє комп’ютеризація виконання комерційних операцій, а також операцій, пов’язаних з управлінням товарними запасами, контролем за виконання укладених договорів і т.д.