Туристичний бізнес: теорія та практика. Мальська М.П. 2007р.
Організація роботи з документами
Однією із найбільш трудомістких робіт є посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технологіях, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. На роботу з документами працівники апарату управління витрачають від 30 до 70 відсотків свого робочого часу.
Документування — це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає «вузьким» в інформаційному пошуку).
Які існують шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?
Перший напрям — це використання менеджером режиму «фільтрації» документів, які надходять, тобто відбір тих із них, за якими рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії або секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт в апараті управління.
Другий напрям передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно з раціональним розподілом прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і таким чином підвищуватиме ініціативність підлеглих.
Третій напрям удосконалення роботи з документами — це підвищення швидкості індивідуальної роботи з ними керівника. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що повільне читання пов'язане з рядом причин, про які йтиметься в темі «Розвиток складових особистого менеджменту».
Документування — це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає «вузьким» в інформаційному пошуку).
Які існують шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?
Перший напрям — це використання менеджером режиму «фільтрації» документів, які надходять, тобто відбір тих із них, за якими рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії або секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт в апараті управління.
Другий напрям передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно з раціональним розподілом прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і таким чином підвищуватиме ініціативність підлеглих.
Третій напрям удосконалення роботи з документами — це підвищення швидкості індивідуальної роботи з ними керівника. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що повільне читання пов'язане з рядом причин, про які йтиметься в темі «Розвиток складових особистого менеджменту».