Туристический бизнес: теория и практика. Мальська М. П. 2007 г.
Организация работы с документами
Одной из наиболее трудоемких работ есть усядется работа с документами. Невзирая на нововведение в технике и технологиях, они не дают сегодня ощутимого снижение трудоемкости документирования управленческого труда. На работу из документами работники аппарата управления тратят от 30 до 70 процентов своего рабочего времени.
Документирование — это процесс изучения объема входной и подготовки исходной информации на основе листов, приказов, распоряжений и тому подобное. Через существенные недостатки в технологии документирования возникают перегрузка работников (например, когда руководитель пытается быть в курсе всех вопросов и стремится охватить всю информацию, его рабочее место становится « узким» в информационном поиске).
Какие существуют пути рационализации работы руководителя с документами?
Первое направление — это использование менеджером режима « фильтрации» документов, которые приходят, то есть отбор тех из них, за которыми решение может быть принято только им самим. Предыдущее распределение входной документации адресатом должно осуществляться в канцелярии или секретарем руководителя в соответствии с функциями и видов работ в аппарате управления.
Второе направление предусматривает совершенствование работы с исходными документами. Руководитель должен как можно больше делегировать право подписи документов соответствующим исполнителям, конечно, в пределах существующих законоположений, согласно рациональному распределением прав и обязанностей между ними. В этом случае достигается двойной эффект: он будет высвобождать свое время для других важных работ и таким образом повышать инициативность подчиненных.
Третье направление усовершенствования работы с документами — это повышение скорости индивидуальной работы с ними руководителя. Для этого он должен владеть приемами быстрого (динамического) чтения. Для руководителя современного производства такая потребность появилась давно. Исследования показывают, что медленное чтение связано с рядом причин, о которых идет речь в теме «Развитие составляющих личного менеджмента».
Документирование — это процесс изучения объема входной и подготовки исходной информации на основе листов, приказов, распоряжений и тому подобное. Через существенные недостатки в технологии документирования возникают перегрузка работников (например, когда руководитель пытается быть в курсе всех вопросов и стремится охватить всю информацию, его рабочее место становится « узким» в информационном поиске).
Какие существуют пути рационализации работы руководителя с документами?
Первое направление — это использование менеджером режима « фильтрации» документов, которые приходят, то есть отбор тех из них, за которыми решение может быть принято только им самим. Предыдущее распределение входной документации адресатом должно осуществляться в канцелярии или секретарем руководителя в соответствии с функциями и видов работ в аппарате управления.
Второе направление предусматривает совершенствование работы с исходными документами. Руководитель должен как можно больше делегировать право подписи документов соответствующим исполнителям, конечно, в пределах существующих законоположений, согласно рациональному распределением прав и обязанностей между ними. В этом случае достигается двойной эффект: он будет высвобождать свое время для других важных работ и таким образом повышать инициативность подчиненных.
Третье направление усовершенствования работы с документами — это повышение скорости индивидуальной работы с ними руководителя. Для этого он должен владеть приемами быстрого (динамического) чтения. Для руководителя современного производства такая потребность появилась давно. Исследования показывают, что медленное чтение связано с рядом причин, о которых идет речь в теме «Развитие составляющих личного менеджмента».