Туристический бизнес: теория и практика. Мальська М. П. 2007 г.
Организация и проведение деловых встреч
Деловые встречи есть целеустремленный вид общения с целью выработки решений на основе анализа рассуждений и высказываний их участников. К ним принадлежат совещания, заседание, деловые беседы и переговоры. Руководители и специалисты тратят на них 20— 30 процентов своего рабочего времени. Однако, как свидетельствует опыт, сегодня деловые встречи не всегда дают ожидаемый эффект через неправильную их организацию и технологию проведения (неподготовленность, большое количество участников, необоснованная длительность докладов, неудовлетворительное оформление решений и тому подобное).
В чем же заключается содержание рациональной организации и проведения деловых встреч? Организация содержит разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени их проведения. Это предусматривает определение стиля и длительности встречи.
План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласоваться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделения.
Уже одна эта операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их длительность, а также снимает проблему неотложности созыва и неосведомленности участников. Совещания могут созываться и внезапно, но их количество должно быть очень малым. Кроме того, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. До участия в совещании, например, привлекаются лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные должностные лица. Вместо них можно пригласить специалистов, которые отвечают за определенную участок работы, и этим не унижается авторитет керівни-
ка. Напротив, современный стиль руководства заключается в том, чтобы руководитель окружал себя квалифицированными специалистами, способными брать на себя ответственность за решение в пределах своей компетенции. Что касается количества участников, то здесь целесообразно пользоваться правилом, что не всегда количество перерастает в качество: чем больше люди на совещании, тем больше мысли и дебаты, за которыми нередко теряется истина.
При подготовке деловой встречи важно за 2-3 дни сообщить участникам о повестка дня, темы докладов, распространить список виступаючих путем объявления по телефону или иным способом. Это позволяет сэкономить время на проведение самой встречи.
Необходимо также выбрать место и время, о которых также сообщить участникам. Деловые встречи могут проводиться как в кабинете руководителя, так и в специально оборудованных помещениях, где есть диктофоны, средства связи, специальные столы. Они необязательно должны быть большими. В отдельных случаях такие встречи (особенно это касается совещаний— «пятиминуток») можно проводить стоя — тогда они есть более эффективными.
По завершению организационного этапа деловой встречи можно приступать к ее проведение. Оно будет тем эффективнее, чем правильнее будет избрана председательница, какой определит стиль работы и регламент.
Стиль работы — это форма проведения встречи (беседа, «мозговая атака» и тому подобное). Регламент — это время, которое предусматривается потратить на всю встречу, отдельные выступления-доклады и дебаты и обсуждения. Встреча должна длиться не больше 120 минут с одним перерывом 5-10 минуты после первого часа работы. Это обусловливается оптимальной длительностью умственной деятельности людей, которая в среднему складывает 40-45 минуты. Исследования показывают, что активность участников встрече растет на протяжении 45 минут. В период между 45 и 90 минутами она стабилизируется, а с 90 до 120 наблюдается негативная активность.
Деловые встречи (совещания) лучше проводить во вторую половину дня, который будет побуждать ее участников работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Человек имеет два пика повышенной работоспособности на протяжении дня: первый— с 9-ї до 12-13-ї часа и второй — между 16 и 18-ма часами. Именно во второй пик и целесообразно проводить совещания.
Что касается частоты заседаний, то лучше провести два совещания на неделю длительностью полчаса каждая, чем одну длительностью час.
На выступления-доклады, как правило, следует отводить 10-25 минуты, а на выступления в дебатах — до 3-х минут. Если предусмотреть больше времени, то докладчики могут повторяться мысленно, отклоняться от обсуждаемой темы. Регламенту должен четко придерживаться каждый докладчик, независимо от его ранга.
Следует всегда помнить, что умение выступать публично— одна из неотъемлемых черт способного менеджера. Поэтому необходимо воспитывать в себе лаконичность, умение сжало формировать свои мнения, а для этого надо хорошо знать обсуждаемую проблему.
Обсуждение вопросов деловых встреч заканчивается принятием решений, которые фиксируются в протоколе. Опыт показывает, что если по результатам, например, совещания не выдан какой-либо директивный документ, если контроль выполнения решений настроено плохо, необходимость в ней возникнет опять.
В чем же заключается содержание рациональной организации и проведения деловых встреч? Организация содержит разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени их проведения. Это предусматривает определение стиля и длительности встречи.
План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласоваться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделения.
Уже одна эта операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их длительность, а также снимает проблему неотложности созыва и неосведомленности участников. Совещания могут созываться и внезапно, но их количество должно быть очень малым. Кроме того, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. До участия в совещании, например, привлекаются лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные должностные лица. Вместо них можно пригласить специалистов, которые отвечают за определенную участок работы, и этим не унижается авторитет керівни-
ка. Напротив, современный стиль руководства заключается в том, чтобы руководитель окружал себя квалифицированными специалистами, способными брать на себя ответственность за решение в пределах своей компетенции. Что касается количества участников, то здесь целесообразно пользоваться правилом, что не всегда количество перерастает в качество: чем больше люди на совещании, тем больше мысли и дебаты, за которыми нередко теряется истина.
При подготовке деловой встречи важно за 2-3 дни сообщить участникам о повестка дня, темы докладов, распространить список виступаючих путем объявления по телефону или иным способом. Это позволяет сэкономить время на проведение самой встречи.
Необходимо также выбрать место и время, о которых также сообщить участникам. Деловые встречи могут проводиться как в кабинете руководителя, так и в специально оборудованных помещениях, где есть диктофоны, средства связи, специальные столы. Они необязательно должны быть большими. В отдельных случаях такие встречи (особенно это касается совещаний— «пятиминуток») можно проводить стоя — тогда они есть более эффективными.
По завершению организационного этапа деловой встречи можно приступать к ее проведение. Оно будет тем эффективнее, чем правильнее будет избрана председательница, какой определит стиль работы и регламент.
Стиль работы — это форма проведения встречи (беседа, «мозговая атака» и тому подобное). Регламент — это время, которое предусматривается потратить на всю встречу, отдельные выступления-доклады и дебаты и обсуждения. Встреча должна длиться не больше 120 минут с одним перерывом 5-10 минуты после первого часа работы. Это обусловливается оптимальной длительностью умственной деятельности людей, которая в среднему складывает 40-45 минуты. Исследования показывают, что активность участников встрече растет на протяжении 45 минут. В период между 45 и 90 минутами она стабилизируется, а с 90 до 120 наблюдается негативная активность.
Деловые встречи (совещания) лучше проводить во вторую половину дня, который будет побуждать ее участников работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Человек имеет два пика повышенной работоспособности на протяжении дня: первый— с 9-ї до 12-13-ї часа и второй — между 16 и 18-ма часами. Именно во второй пик и целесообразно проводить совещания.
Что касается частоты заседаний, то лучше провести два совещания на неделю длительностью полчаса каждая, чем одну длительностью час.
На выступления-доклады, как правило, следует отводить 10-25 минуты, а на выступления в дебатах — до 3-х минут. Если предусмотреть больше времени, то докладчики могут повторяться мысленно, отклоняться от обсуждаемой темы. Регламенту должен четко придерживаться каждый докладчик, независимо от его ранга.
Следует всегда помнить, что умение выступать публично— одна из неотъемлемых черт способного менеджера. Поэтому необходимо воспитывать в себе лаконичность, умение сжало формировать свои мнения, а для этого надо хорошо знать обсуждаемую проблему.
Обсуждение вопросов деловых встреч заканчивается принятием решений, которые фиксируются в протоколе. Опыт показывает, что если по результатам, например, совещания не выдан какой-либо директивный документ, если контроль выполнения решений настроено плохо, необходимость в ней возникнет опять.