Iнформацiйний супровід туру втілюється в підготовці спеціальної технологічної документації, що покликана повністю описати сам тур, процеси його виробництва й послуги, що надаються туристам. Це необхідно для чіткої, оперативної й гнучкої роботи спiвробiтникiв фірми, а також для можливості постійного контролю за змістом туру, його виконанням i для роботи над його вдосконалюванням. Тури і їхня технологічна документація повинні вiдповiдати нормативним вимогам, спрямованим на захист прав споживачів. Вони контролюються в процесі проведення сертифікації туристської продукції. Інформаційний супровід для кожного туру обов'язково включає: 1. Технологічна карта туристської подорожі за маршрутом - це документ, наочно й лаконічно дає вci необхiднi для роботи відомості й дані по туру. У ряді випадків, залежно вiд специфiки маршруту й обслуговування, деякі пункти можуть бути вiдсутнi (додаток 16). 2. Графiк завантаження туристського підприємства групами туристiв на певний час - відображує реальне завантаження туристських пiдприємств по маршрутi, i дозволяете вiдслiдковувати й контролювати (табл. 3). Таблиця 3. Графік завантаженості туристського підприємства «Smile)» групами туристів у травні - вepecнi 2008р. 3. Iнформацiйний листок до путiвки туристської подорожi – містить роздiли обов'язкової й додаткової iнформацiї з маршруту, призначеної для туристiв, є невiд'ємним додатком до туристської путiвки або ваучера . 4. Ваучер - документ, що пiдтверджуе статус особи або групи осiб як туристiв, i гарантуюче надання туристовi (групi) вcix оплачених послуг. Biн призначений для надання його постачальникам туристських послуг i для внутрiшнього облiку у звiтностi туроператора й виконується у формi стандартного бланка, завiреного печаткою й підписом керівництва туристського пiдприємства (додаток 17). 5. Аркуш бронювання - це конкретне замовлення туриста або особи, уповноваженого представляти групу туристiв, туроператору на формування туристського продукту. Оформляється в писемній формi як угода, що має характер попереднього договору (додаток 18). 6. Бланки договорiв iз клiєнтами - турагентами на придбання тура -складаеться згiдно ЗУ «Про основи туристської дiяльностi» на базi типовогодоговору про купiвлю - продажу (додаток 19). 7. Договори з партнерами - постачальниками послуг (готелями, транспортними компанiями, екскурсiйними бюро й т.д.). 8. Калькуляція або розрахунок вартості туру - виробляється підсумовуванням собiвартостi кожної окремої послуги й нормативно закладеного відсотка прибутку . 9. Опис маршруту - складається для зручностi роботи менеджерiв або супервайзерiв за маршрутом, гiдiв, а також для додатка до договору з турагентом для включення до тексту iнформацiйного листка до путiвки. 10. Графiк руху за маршрутом - складається в табличнiй формi iз вказiвкою дат i часу прибуття й вiдправлення по кожному пунктi маршруту. 11. Карта-схема маршруту - складається для лiнiйних i кільцевих маршрутiв з метою наочностi шляхів (додаток 20). 12.Текст дорожньої iнформацiї (для автобусних тypiв). 13.Опис технологiчних особливостей тура - це пам'ятка про строки подачi заявок на транспорт, квитки, eкcкypciї, бронювання мiсць у готелях, харчування, а також нагадування про строки й правила оформлення вiз страховок і т.п. 14. Тексти пам'яток для туристiв - складаються в особливих, необхiдних випадках, наприклад при органiзацiї спецiалiзованих тypiв (пригодницьких, спортивних) або у випадку напрямку туристiв в ендемiчнi країни (додаток 21). 15. Довiдковi матерiали по маршрутi - це рiзнi довiдники й буклети, розклад руху транспорту, роботи музеїв, адреси готелiв, шляхи проїзду до них i iншi матерiали, що висвiтлюють особливостi тура. 16. Варiанти рекламних проспектiв i буклетiв призначею для туристiв з метою їхнього ознайомлення, iнформування й реклами можливостей туроператора по подорожах. 17. Прайс-листи - це iнформацiя про цiни на рiзнi туристськi послуги. Можуть мати форму листiвок, буклетiв i каталогiв (розгорнута цiнова пропозицiя). Маршрутно-транспортний автобусний тур, крім зазначеної документації, містить маршрутний лист (паспорт автобусного тура), в якому зазначається як схема маршрута та технологія обслуговування, так і технічні характеристики автобуса, кілометраж та стан автошляхів, певні обмеження та заборони на рух автотранспорту, придорожні пункти відпочинку та харчування, санітарні стоянки тощо, а також тексти дорожньої інформації. При обслуговування конференцій, симпозіумів, ярмарок та інших масових заходів як національного, так і міжнародного значення, до зазначеної вище документації додаються списки учасників, завірені туристичними фірмами-партнерами. До розроблено туру додаються інформаційно-довідкові матеріали: пам'ятки для туристів, в яких відображена специфіка даної подорожі, наприклад, стосовно спеціального туристичного спорядження для спортивних чи екстремальних турів або умов дотримання проти епідеміологічних та карантинних вимог тощо; довідкові та рекламні матеріали по туру (наприклад, буклет чи проспект або кольорова туристична картосхема, що містять інформацію про країну тимчасового перебування - її природно-географічні особливості, історію та культуру, відомості про основні історико-культурні пам'ятки та інше). Технологiчна документацiя комплектується в «папку тура» або «папку маршруту» для забезпечення безперебiйної роботи туроператора на данiй дiлянцi й дотримання принципу «гнучкостi» туристського продукту, щоб кожний працiвник фiрми змiг з легкiстю й квалiфiковано замінити вiдсутнього за якимись причинами менеджера напрямку.
