Менеджмент ресторанного хозяйства: учеб. пособие. : [Для высш. уч. закл.] / [Г.Т. Пятницкая, Н.А. Пятницкая, Л.В. Лукашова и др.].; Под ред. Г.Т. Пятницкой. - 2-е изд., Перераб. и доклада. - К.: Киев. нац. торг.-экон. ун-т, 2010. - 430 с.

2.4. Управление выставочно-ярмарочных мероприятий заведений ресторанного хозяйства

Цель занятия: закрепить знания, приобрести навыки управления процессом подготовки и участия учреждения (предприятия) ресторанного хозяйства в выставочно-ярмарочных мероприятиях.

Общие положения

Участие заведения ресторанного хозяйства в выставочно-ярмар-ных мероприятиях помогает выполнить задачи, связанные со сбытом продукции. Организация участия ЗРГ в выставке в качестве экспонента - сложный проект, требующий привлечения человеческих, финансовых и материальных ресурсов. Жесткий график и необходимость тщательного планирования и контроля за всеми этапами проекта требует от исполнителей понимание всех ключевых моментов проектирования и видение проектов в целом.

Планирование и организация процесса участия заведения ресторанного хозяйства в выставке состоит из следующих последовательных этапов:

1) определение детального перечня основных и дополнительных целей;

2) принятие решения об участии в выставке, 3) выбор выставки; 4) непосредственная подготовка к выставке; 5) подготовка персонала к работе на выставочном стенде; 6) технология участия в выставке / ярмарке; 7) анализ результатов участия в выставке / ярмарке.

Предпринимательские цели, определенные в рамках среднесрочного планирования, рассматриваются как исходный пункт концепции целенаправленного участия заведения ресторанного хозяйства в выставке / ярмарке и могут быть достигнуты в условиях соответствии выставки своему назначению и качественному составу участников и посетителей. Определение важнейших целей выставки оказывает влияние на всю ее организационную подготовку, технологию участия в ней и анализ результатов мероприятия.

Этот процесс сопровождается принятием соответствующих управленческих решений. Принятие решения об участии ЗРГ в выставке зависит от оценки им собственной концепции маркетинга и изучения всей информации о конъюнктуре (внутреннюю и внешнюю). Исследование внутренней конъюнктуры предприятия состоит из анализа таких параметров: уровня качества и наличия достаточного запаса продукции; соответствия или несоответствия продукции

Цель занятия: закрепить знания, приобрести навыки управления процессом подготовки и участия учреждения (предприятия) ресторанного хозяйства в выставочно-ярмарочных мероприятиях.

Общие положения

Участие заведения ресторанного хозяйства в выставочно-ярмарочных мероприятиях помогает выполнить задачи, связанные со сбытом продукции. Организация участия ЗРГ в выставке в качестве экспонента - сложный проект, требующий привлечения человеческих, финансовых и материальных ресурсов. Жесткий график и необходимость тщательного планирования и контроля за всеми этапами проекта требует от исполнителей понимание всех ключевых моментов проектирования и видение проектов в целом.

Планирование и организация процесса участия заведения ресторанного хозяйства в выставке состоит из следующих последовательных этапов:

1) определение детального перечня основных и дополнительных целей;

2) принятие решения об участии в выставке, 3) выбор выставки; 4) непосредственная подготовка к выставке; 5) подготовка персонала к работе на выставочном стенде; 6) технология участия в выставке / ярмарке; 7) анализ результатов участия в выставке / ярмарке.

Предпринимательские цели, определенные в рамках среднесрочного планирования, рассматриваются как исходный пункт концепции целенаправленного участия заведения ресторанного хозяйства в выставке / ярмарке и могут быть достигнуты в условиях соответствии выставки своему назначению и качественному составу участников и посетителей. Определение важнейших целей выставки оказывает влияние на всю ее организационную подготовку, технологию участия в ней и анализ результатов мероприятия.

Этот процесс сопровождается принятием соответствующих управленческих решений. Принятие решения об участии ЗРГ в выставке зависит от оценки им собственной концепции маркетинга и изучения всей информации о конъюнктуре (внутреннюю и внешнюю). Исследование внутренней конъюнктуры предприятия состоит из анализа таких параметров: уровня качества и наличия достаточного запаса продукции; соответствия или несоответствия продукции

общепринятым стандартам; степени назначение продукции для широкого круга потребителей, возможности предприятия организовать и обустроить выставочный стенд. Изучение внешней конъюнктуры предполагает анализ поведения основных конкурентов, оценки общей политической и экономической ситуации.

Выбор выставочного мероприятия зависит от его соответствия целям ЗРГ; масштабов выставочного мероприятия; города и места проведения, количества экспонентов и посетителей, их качественного состава, наличия конкурентов, бюджета, выделяемого на участие в выставке / ярмарке подобное.

Участие заведения ресторанного хозяйства как экспонента сопровождается выполнением определенных работ с принятием соответствующих управленческих решений (табл. 2.14).

Направление работыФункция

управления
Управленческое решение
ОрганизационныйПланирование мероприятия, его организация, контрольПоиск, анализ, выбор, настройка контактов с организаторами мероприятия. Проверка подготовки выставочного стенда (экспонатов, рекламно-информационных материалов).

Контроль персонала (стендовиков)
На стендеОрганизовування

маркетинг
Общение с партнерами, клиентами, поставщиками, СМИ демонстрация экспонатов; дегустация продукции
Вне стендомМаркетинг

мотивация
Привлечение посетителей к стенду пред-приятия.

Исследование конкурентов, рынка
PR-работа на выставкеОрганизовування

мотивация

маркетинг
Участие в мастер-классах, семинарах, конференциях, дегустациях


Успех выставочного мероприятия зависит от привлеченного к этой работы персонала, то есть совокупности лиц, отвечающих за участие ЗРГ в мероприятии. Подбор сотрудников должен соответствовать требованиям, предъявляемым к их профессиональных и личных качеств. Чем

содержательной информации о целях участия владеет коллектив стенда, чем более четкими и понятными является задача каждого, тем лучше персонал может отвечать требованиям, которые к нему предъявляются. Необходимое количество стендовиков является определяющей условием при расчете численности сотрудников.

Порядок проведения занятия и алгоритм расчетов

Управление подготовкой и участием в выставочно-ярмарочном мероприятии - это определенный процесс, который содержит последовательные этапы, в ходе которых принимаются и реализуются определенные управленческие решения. Для достижения лучшего результата разрабатывается и выполняется план подготовки к выставке, состоящей из трех частей (периодов) - Довиставкового, выставочного и пислявиставкового. Во время подготовки к мероприятия необходимо выполнить основные задачи и определить сроки их выполнения. Пример плана приведены в табл. 2.15.

Принимая решение об участии в выставке, менеджмент предприятия определяет его цели и придает им ранг (приоритет). Используют не более 8-10 целей высшего ранга, недопустимы пробелы в ранжировании и одинаковые значения рангов для нескольких целей. После выбора и ранжирования целей определяют коэффициенты значимости отобранных целей по формуле

q,. = (И + 1-е) /] Ги,

где n - количество отобранных целей, и - индекс (ранг) цели (цели), коэффициент значимости и-и цели.

Ранг целей рассчитывается на основе данных, полученных путем личного или телефонного опроса экспертов, основным требованием к которым является многоразовое участие в выставках как участников-экспонентов. Для оценки возможностей достичь поставленных целей (v,) применяют 10-балльную шкалу (0 - совсем недостижимая, 10 - абсолютно достижима). Показатель (индекс) привлекательности выставки (Qi) для достижения i-й по рангу цели определяют путем умножения коэффициента значимости (q,) на показатель ее досягаемости. При этом, чем выше (ближе к 10 баллов) суммарный индекс привлекательности выставки для достижения целей предприятий-экспонентов, тем лучше, т.е. тем выше потенциальная эффективность ее проведения с точки зрения предприятий-экспонентов. Расчет индекса привлекательности выставки возводят в табл. 2.16.

Ранг *

(0
Цели участия, («)Коэффициент

значимости
Показатель охвата цели, баллы (в,)Показатель привлекательности балла (Qi)
1Расширение сети сбыта0,298
2Определение экспортных возможностей продукции0,249
3Получение прибыли0,182
4Выявление новых ниш на рынке0,143


Ранг *

(0
Цели участия, (»)Коэффициент

значимости

(?)
Показатель охвата цели, баллы (V, jПоказатель привлекательности балла (Qi)
5Развитие личных контактовОДО7
6Оценка успеха вывода на рынок новой продукции0,059
Вместе1-


Примечание. Первый ранг присваивается наиболее приоритетной цели.

На основе целевого задания участия в выставке - сохранение старых и привлечения новых клиентов, и учитывая: количество ожидаемых гостей, в частности целевых, плотность потока и активность посетителей, время работы стенда или раздела, количество экспонатов на стенде или в разделе; сложность экспонатов и методов демонстрации, количество стендов или разделов выставки для изучения конкурентов, партнеров, финансовые и трудовые ресурсы, другие факторы (физическое выносливость специалистов, трудовое законодательство, проведение одновременно еще одной выставки в городе, визовый режим и т.д.), определяют количество человек - персонала стенда. Расчет сводят в табл. 2.17.

Этапы расчетаМодель

расчета
Условные обозначенияРасчеты

хунок
Определение количества ожидаемых квалифицированных контактовКВН = В 100КВН - количество ожидаемых квалифицированных контактов; НК - количество новых контактов

В - количество квалифицированных контактов,%
Определение общего количества контактовЗК = КВН + ПОЗК - общее количество контактов

ПО - количество постоянных заказчиков


Этапы расчетаМодель

расчета
Условные обозначенияРасчеты

хунок
Количество контактов за часКК = ЗК / 1УК - количество квалифицированных контактов в час t - общая продолжительность работы выставки, ч.
Определение количества посетителей, которых обслуживает стендовиков за часк = T / tKк - количество контактов с час

Т = 60 мин

tK - время, затрачиваемое стендовиков на одного посетителя, мин
Расчет численности персонала стендаС-КК / кС - количество стендовиков, человек


Основными показателями эффективности выставочного процесса являются: оценка экономического эффекта конкретного мероприятия и реальной прибыли предприятия-экспонента. Для сравнения эффективности от участия в различных выставочных мероприятиях предприятиям-экспонентам следует проводить: сравнительный финансовый анализ; сравнительный анализ эффективности участия в выставках при различных выставочных бюджетах и концепциях участия; сравнительный анализ выставок и других средств коммуникации, анализ достигнутых целей и оценки степени выполнения задач, корректировки выставочной концепции в соответствии с целями фирмы и ситуации на рынке; оценки конкурентоспособности выставочной политики предприятия, анализ существующих недостатков, совершенствование способов участия в выставочных мероприятиях формирование списка данных, необходимых для дальнейшего анализа эффективности выставочного процесса.

Поскольку выставочный проект является инвестиционным, то важнейший параметр оценивания - это финансовая окупаемость проекта. Наиболее простым способом его оценки является расчет по формуле

где ВР - витратовиддача деятельности предприятия-экспонента;