Облік на підприємствах торгівлі та ресторанного господарства: Навч. посіб. / Л.В. Нападовська, А.В. Алексєєва, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаєва; та заг. ред. Л.В. Нападовської. - К.: Київ. над. торг.-екон. ун-т,

Процесу документування надходження товарів передує укладання угоди на закупку товарів.

Торгові правочини з придбання товарів здійснюються згідно з договорами купівлі-продажу, поставки, міни, комісії, доручення.

Укладання комерційної угоди є функціональним обов'язком менеджера. Разом з тим, зміст господарського договору має важливе значення для правильного обліку операцій, пов'язаних з придбанням товарів. Зокрема, персонал бухгалтерії використовує такі дані:

умови поставки і переходу права власності та ризиків на товар;

форма та порядок розрахунків;

порядок відшкодування витрат на транспортування і страхування

товару;

майнова відповідальність сторін договору.

Документування надходження товарів і тари включає наступні складові:

документування відпуску товарів зі складу постачальника;

документальне оформлення доставки товарів на підприємство

оптової торгівлі;

оформлення довіреності на одержання товарів;

документальне оформлення приймання та оприбуткування товарів;

документальне оформлення нарахування (сплати) податку на

додану вартість у зв'язку з придбанням товарів;

документальне оформлення розрахунків з постачальниками.

Розглянемо детальніше сутність кожного з названих етапів Документального оформлення.

Документування відпуску товарів зі складу постачальника

Для документального оформлення відпуску товарів зі складу постачальника застосовується накладна, яка може бути виписана на бланку типової форми М-20 або в довільній формі.

Перший примірник накладної, одержаний від постачальника як супровідний документ, на оптовому підприємстві є підставою для: звірки даних накладної з результатами приймання товарів за асортиментом та кількістю;

ведення складського обліку надходження товарів після їх оприбуткування, яке підтверджується підписом матеріально відповідальної особи в накладній;

обґрунтування виконання договірних зобов'язань і переходу права власності на товар від постачальника до оптового підприємства; ведення бухгалтерією синтетичного і аналітичного обліку надходження товарів і тари;

контролю за виконанням бюджету закупівлі товарів структурними підрозділами;

підтвердження валових витрат з придбання товарів і тари за винятком ситуацій, коли постачальнику, який є платником податку на прибуток на загальних підставах, зроблено попередню оплату; у цьому випадку валові витрати підтверджуються платіжним документом.

Залежно від асортименту та порядку пакування товарів відпуск товарів у натуральних показниках додатково підтверджується такими документами:

пакувальними ярликами, які вкладаються постачальником у кожне тарне місце, де зазначають назву, сорт і кількість товару, а також прізвище пакувальника; якщо оптове підприємство має претензії до постачальника щодо розбіжностей при прийманні товарів, воно повинно додати до акта відповідні пакувальні ярлики, що допоможе постачальнику встановити працівника-пакувальника тарного місця, де виявлена нестача;

відвантажувальними специфікаціями, які складаються при відправленні товарів, упакованих в тару різних розмірів або різної маси, а також в контейнери; у специфікації перелічують кожне окреме місце з товаром і проставляють його масу брутто і масу тари.

Якісні характеристики товарів та відповідність товарів встановленим нормам і стандартам засвідчують такі документи: сертифікати якості, сертифікати відповідності, ветеринарні свідоцтва, висновки державної санітарно-гігієнічної (епідеміологічної) експертизи.

Документальне оформлення доставки товарів на підприємство оптової торгівлі

Спосіб доставки товарів та порядок відшкодування транспортних витрат зазначається в договорі, укладеному оптовим підприємством з постачальником.

Документальне оформлення перевезення товарів залежить від виду транспортного засобу. Вантажі можуть доставлятися залізничним, водним, повітряним та автомобільним видами транспорту.

Перевезення товарів здійснюється за договором перевезення згідно з яким перевізник зобов'язується доставити довірений йому відправником вантаж до пункту призначення та видати його одержувачу, а відправник зобов'язується сплатити за перевезення вантажу встановлену плату. При укладанні договору на перевезення слід врахувати, що надання послуг з перевезення вантажів належить до видів підприємницької діяльності, які підлягають ліцензуванню.

При доставці товарів залізничним транспортом до складу перевізних первинних документів входять: накладна;

дорожна відомість та корінець дорожної відомості; квитанція про приймання вантажу.

Накладна, оформлена на бланку встановленої форми, супроводжує вантаж від станції відправлення до станції призначення. У цьому документі вантажовідправник наводить перелік товарів, відвантажених покупцеві, із зазначенням їх маси та кількості місць. Важливим реквізитом накладної є розмір плати за послуги залізниці.

Крім накладної, вантаж супроводжує дорожна відомість, корінець якої залишається на станції відправлення.

На підтвердження приймання товарів до перевезення станція відправлення видає постачальнику квитанцію про прийняття вантажу.

Таким чином, названі документи підтверджують надання залізницею послуг з перевезення вантажів.

При доставці товарів повітряним або річним транспортом супровідним документом є накладні відповідних типових форм, а морським транспортом - коносамент.

Найпоширенішим способом доставки товарів безпосередньо від постачальника, а також від станції (порту, пристані) є автомобільні перевезення. Функції перевізника може виконувати вантажовідправник, спеціалізований перевізник або оптове підприємство.

Для документального оформлення перевезення товарів автомобільним транспортом на території України застосовуються наступні типові форми документів:

подорожній лист вантажного автомобіля (форма № 2); товарно-транспортна накладна (форма № 2-тн); талон замовника (форма № І -ТЗ).

Подорожній лист виписує суб'єкт підприємницької діяльності, який є перевізником.

Якщо оптове підприємство самостійно доставляє товари власним або орендованим транспортом, відділ логістики (транспортно-експедиційний) повинен оформити подорожній лист вантажного автомобіля в одному примірнику. Цей документ видається водію при виїзді автомобіля в рейс. Оформлений подорожній лист містить такі дані: маршрут руху, час роботи автомобіля, обсяги вантажних перевезень, показники спідометра, об'єм витрачання пального тощо. Після транспортування товарів до місця призначення подорожній лист передається до бухгалтерії.

Отже, подорожній лист вантажного автомобіля використовується за таким призначенням:

підтверджує виконання водієм завдання з перевезення вантажу;

слугує підставою для списання паливно-мастильних матеріалів, використаних оптовим підприємством при перевезенні товарів;

містить дані для розрахунку заробітної плати водія. Згідно з Правилами перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні до основних транспортних документів, крім подорожнього листа, належить товарно-транспортна накладна, яка виписується вантажовідправником. Примірник товарно-транспортної накладної, наданий оптовому підприємству, є виправдним документом з доставки товарів автомобільним транспортом. Бухгалтерія оптового підприємства використовує дані товарно-транспортної накладної для обґрунтування віднесення транспортних витрат до первісної вартості придбаних товарів та підтвердження правомірності включення цих витрат до складу валових витрат.

Якщо оптове підприємство уклало договір перевезення на умовах використання автомобіля з погодинною формою оплати транспортних послуг, перевізник надає замовнику талон встановленої форми. У цьому документі розраховується розмір плати за надані транспортні послуги, яку належить оптовому підприємству сплатити перевізнику.

Оформлення довіреності на одержання товарів

Сутність довіреностей визначена Цивільним кодексом України, згідно з яким довіреність - це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Різновидом такого документа є довіреність на одержання цінностей.

Для отримання товарів безпосередньо від постачальника або перевізника представник оптового підприємства повинен мати довіреність, оформлену згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 р. №99.

Використання довіреності у системі документообігу потребує послідовного виконання зазначеної нижче роботи.

1. Затвердження керівництвом переліку посад, займаючи яку посадовець має право підписувати довіреність на одержання цінностей.

2. Призначення (відповідно до розподілу функціональних обов'язків) із персоналу бухгалтерії працівника, на якого покладається виписування та реєстрація виданих, повернутих та використаних довіреностей.

3. Ведення обліку придбання бланків довіреностей, особливість яких в одночасному обліку як:

матеріальних цінностей у складі активів по дебету субрахунку 209 "Інші матеріали" рахунку 20 "Виробничі запаси" за вартістю, що складається з витрат на їх придбання та доставку;

документів суворої звітності з відображенням на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку". Передача придбаних бланків довіреностей бухгалтеру оформляється видатковою накладною. Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання, нумерацією, кількістю і вартістю таких бланків.

4. Оформлення та видача довіреностей регламентовано наступними правилами:

довіреність на одержання товарів видається тільки посадовим особам, які працюють наданому підприємстві; до видачі довіреностей працівники проходять інструктаж щодо порядку і термінів використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаних довіреностей;

строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та вивезення товарів, але не більше, ніж на 10 днів; як виняток, довіреність на одержання товарів, розрахунки за які здійснюється у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць, а при позбавленні довіреної особи права на одержання товарів за виданою йому довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається і анулюється;

при оформленні довіреності бухгалтер заповнює всі реквізити, передбачені типовою формою, а незаповнені рядки прокреслюються.

Зразок підпису довіреної особи завіряється підписами керівника та головного бухгалтера або особами, які на те уповноважені наказом керівника, і засвідчуються печаткою оптового підприємства; крім того,

дані оформленої довіреності заносяться бухгалтером до журналу реєстрації довіреностей типової форми; аркуші журналу, який має контрольне значення, повинні бути пронумеровані та прошнуровані і скріплені печаткою та підписами керівника й головного бухгалтера. Довірена особа підтверджує отримання довіреності своїм підписом в журналі реєстрації довіреностей.

5. Здійснення контролю за використанням довіреностей. Довірена особа зобов'язана не пізніше наступного дня після доставки одержаних за довіреністю товарів на оптове підприємство подати в бухгалтерію накладну, що підтверджує цю операцію.

Бухгалтер перевіряє відповідність даних накладної і довіреності (найменування постачальника, найменування і кількість товарів) та робить відмітку про використання довіреності в журналі, зазначаючи номер і дату накладної.

Використані бланки довіреностей щоквартально списуються за актом, який затверджує керівник.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті в бухгалтерію не пізніше наступного дня після закінчення строку їх дії.

Бухгалтер гасить таку довіреність надписом "невикористана • Повернені невикористані довіреності зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреностей або не повернули невикористані довіреності, нова довіреність не видається

Таким чином, додержання правил оформлення, видачі та використання довіреностей мас важливе значення для збереження товарів і запобігання збитків.

Документальне оформлення приймання та оприбуткування товарів

Постачальник зобов'язаний передати оптовому підприємству товари, що відповідають умовам договору щодо асортименту, кількості, якості, комплектності, пакування та маркування. В свою чергу, оптове підприємство повинно здійснити приймання товарів у процесі якого перевіряється дотримання договірних умов та відповідність даним документів, що супроводжують вантаж.

Порядок приймання і документального оформлення надходження товарів залежить від: виду транспорту;

місця приймання вантажів (на складі постачальника, від перевізника, на складі оптового підприємства); характеру і стану пакування.

Приймання товарів на складі постачальника є доцільним, якщо доставка їх здійснюється транспортом одержувача і необхідно на місці перевірити якість товарів. У цьому випадку товари приймає експедитор, водій-експедитор чи інша посадова особа оптового підприємства, наділена правом одержувати цінності згідно з Довіреністю.

На складі постачальника товари приймаються: а) за кількістю місць та/або масою брутто, якщо товари знаходяться в непошкодженій тарі (упаковці), у цьому випадку особливо ретельно слід перевірити цілісність тари і правильність маркування, оскільки остаточне приймання за масою нетто, асортиментом, комплектністю та якістю проводяться на складі кінцевого покупця; помітка у накладній про те, що товар прийнято без внутрішньої перевірки засвідчується підписами представників постачальника і оптового підприємства, а претензію постачальнику можна буде пред'явити тільки тоді, коли упаковка не пошкоджена, але всередині тарних місць виявлені розбіжності з супровідними Документами постачальника;

б) за кількістю товарних одиниць у кожному тарному місці та / або масою нетто, якщо товари знаходяться у відкритій чи пошкодженій тарі або незатарені; одночасно перевіряється комплектність, якість та правильність маркування товарів. Після приймання в накладній проставляється номер і дата довіреності покупця, підписи, які підтверджують, що представник постачальника відпустив, а представник оптового підприємця прийняв товари. З цього моменту наступає матеріальна відповідальність представника покупця за незбереження товарів.

Приймання вантажів від перевізника має свої особливості. Найпоширенішими в Україні є залізничні та автомобільні перевезення. При прийманні товарів від залізниці слід керуватися Правилами видачі вантажів. Станція призначення зобов'язана повідомити оптове підприємство про прибуття на його адресу вантажу не пізніше 12-ої години наступного дня. Товари видаються одержувачу після внесення всіх належних залізниці платежів. Залежно від договірних відносин між вантажовідправником, залізницею та оптовим підприємством до складу таких платежів можуть включатися провізна плата, додаткові збори за виконання робіт, пов'язаних з перевезенням вантажів, плата за користування вагонами і контейнерами. Варто зазначити, що одержувач оплачує зберігання товарів на станції призначення, якщо від дати прибуття пройшло більше 24 годин. Щоб не допустити додаткових витрат, оптове підприємство повинно своєчасно оформити приймання товарів від залізниці.

Після пред'явлення довіреності на право одержання товарів станції призначення представник оптового підприємства повинен виконати наступну роботу:

1) перевірити супровідні документи, зокрема, залізничну накладну, а саме:

правильність заповнення реквізитів;

додержання адреси доставки вантажу;

порядок завантаження товарів (вантажовідправником чи

залізницею);

спосіб опломбування вантажу;

порядок приймання товарів до перевезення, тобто за кількістю

місць чи масою (стандартною, умовною, на основі обміру);

своєчасність доставки вантажу;

2) встановити умови зберігання товарів при перевезенні шляхом перевірки:

технічного стану і цілісності вагонів;

наявності та справності пломб і запорів;

відповідності відбитків на пломбах та маркування даним, зазначеним в залізничній накладній;

виявлення перелічених обставин дозволяє визначити порядок подальшого приймання товарів і можливість пред'явлення до залізниці відповідних вимог;

3) прийняти та документально оформити одержання товарів від

залізниці.

Вантажі, завантажені відправником і ті, що прибули у справних вагонах, у контейнерах із непошкодженими пломбами відправника, без ознак нестачі, псування, видаються без перевірки їх маси та стану. Це засвідчується спеціальним штампом на звороті транспортного документа.

Якщо під час перевірки умов зберігання товарів при перевезенні встановлюються ознаки розкрадання або псування товарів, зокрема, несправні вагон та (або) контейнер, пошкоджені пломби або пломби не тієї станції, яка відправила вантаж, пошкоджена упаковка, недотримані строки і умови доставки товарів, подальше приймання товарів здійснюється комісією, до складу якої входять представники перевізника і оптового підприємства.

Обставини, що можуть бути підставою для матеріальної відповідальності залізниці, вантажовідправника або вантажоодержувача, підтверджується комерційним актом або актом загальної форми.

Комерційний акт (форма ГУ-22) складається при виявленні: надходження вантажу без документів;

невідповідності найменування вантажу, маси та кількості місць, наявних у натурі даним, зазначеним у транспортних документах; псування, пошкодження вантажу.

Комерційний акт складається у трьох примірниках на бланку встановленої форми. Оптовому підприємству видається другий примірник акта, який є підставою для пред'явлення претензії залізниці або вантажовідправнику залежно від характеру та причин виникнення розбіжностей.

Інші порушення при доставці товарів залізницею, зокрема, втрата документів, доданих відправником до накладної, оформляється актом загальної форми (форма ГУ-23).

За фактично одержані товари представник оптового підпри-ємства розписується у дорожній відомості, а представник залізниці підтверджує передачу товарів своїм підписом у накладній згідно з якою здійснювалось їх приймання.

Остаточне приймання товарів за кількістю та якістю здійснюється на складі оптового підприємства

Якщо товари надійшли на оптове підприємство незатарені або у відкритій чи пошкодженій тарі, матеріально відповідальні особи приймають їх за масою нетто або кількістю товарних одиниць у кожному тарному місці.

При надходженні товарів у непошкодженій тарі, їх приймають за кількістю місць та/або масою брутто, а внутрішня перевірка проводиться у кінцевого покупця.

Після приймання товарів за кількістю проводиться перевірка їх якості відповідно до стандартів, технічних умов, зразків, договорів та супровідних документів.

При відсутності розбіжностей за кількістю та якістю товарів, що надійшли, матеріально відповідальна особа ставить підпис і печатку (штамп) оптового підприємства в накладній постачальника.

У окремих випадках для документального оформлення надходження товарів і тари складається приймальний акт. Зокрема, цей документ застосовується у випадках:

коли товари надходять без супровідних документів постачальника (невідфактуровані поставки) або одержані товари приймаються на відповідальне зберігання; один із примірників приймального акта, складеного комісією, направляється постачальнику з вимогою надати супровідні документи;

коли товари надходять за одним супровідним документом постачальника, але оприбутковуються різними складами оптового підприємства; у такому разі матеріально відповідальні особи складають приймальний акт по кожному складу.

Якщо при прийманні товарів за кількістю та якістю встановлена невідповідність даним товарносупровідних документів, то для повного відшкодування втрат важливе значення має своєчасне і правильне документальне оформлення виявлених розбіжностей.

Комісія за участю представника постачальника, перевізника або представника незацікавленої сторони (якщо постачальник дав на це згоду) складає акт про встановлені розбіжності в кількості та/або якості товарів.

У акті обов'язково зазначають такі дані: дату приймання товарів і складання акта, склад комісії, найменування постачальника і перевізника, номер і дату накладної (ТТН) постачальника, відомості про товари згідно з документами постачальника і фактично прийняті, сутність розбіжностей.

При затвердженні акта керівник приймає рішення про порядок регулювання розбіжностей залежно від характеру і причин їх виявлення.

Збитки, завдані оптовому підприємству внаслідок нестачі, та/або псування товарів, можуть бути відшкодовані:

постачальником згідно з пред'явленою претензію, якщо товари

були попередньо оплачені;

автотранспортним підприємством на підставі претензії за умови,

що витрати товарів виникли у процесі транспортування з вини

перевізника;

посадовими особами оптового підприємства (експедиторами,

водіями тощо), які несуть матеріальну відповідальність за

неналежне зберігання товарів відповідно до діючого законодавства.

Про складання акта робиться відмітка у супровідних документах постачальника. Оприбуткування товарів, що фактично надійшли, підтверджується приймальним актом, який складає матеріально відповідальна особа складу.

Таким чином, правильне і своєчасне документальне оформлення приймання та оприбуткування товарів і тари є підставою для:

зарахування придбаних товарів і тари до складу активів оптового

підприємства;

контролю за виконанням договірних зобов'язань за операціями

постачання;

підтвердження валових витрат з придбання товарів і тари за датою

оприбуткування товарів;

контролю виконання бюджету закупівлі товарів.

Документальне оформлення нарахування (сплати) податку на додану вартість у зв 'язку з придбанням товарів

Оптове підприємство має право зменшити податкові зобов'язання з податку на додану вартість на суму податку, який сплачено або підлягає сплаті постачальнику у зв'язку з придбанням товарів, тобто має право на податковий кредит.

Підставою для включення до податкового кредиту витрат по сплаті податку на додану вартість є податкова накладна.

Як виняток з цього правила, підставою для нарахування податкового кредиту при поставці товарів за готівку чи з розрахунками картками платіжних систем у межах граничної суми, встановленої

Національним банком України для готівкових розрахунків, є товарний чек, інший платіжний чи розрахунковий документ з визначенням загальної суми платежу, суми ПДВ та податкового номера постачальника.

Підставою для нарахування податкового кредиту без отримання податкової накладної також є касові чеки, які містять суму поставлених товарів, загальну суму нарахованого ПДВ, фіскальний номер. При цьому загальна сума поставлених товарів не може перевищувати 200 грн/день (без урахування ПДВ).

Бухгалтерія оптового підприємства перевіряє відповідність податкової накладної або документа, який її замінює, вимогам Закону України "Про податок на додану вартість" і записує їх до реєстру отриманих та виданих податкових накладних встановленої форми.

Документальне оформлення розрахунків з постачальниками

У договорі між оптовим підприємством і постачальником вказується форма та порядок розрахунків. Це можуть бути безготівкові розрахунки, бартер, розрахунки готівкою з урахуванням встановлених обмежень.

Найпоширенішими є безготівкові розрахунки платіжними дорученнями. При цьому платіж може здійснюватися згідно з договором, накладною або рахунком-фактурою.

Рахунок-фактура - це документ, який підтверджує вимогу постачальника до оптового підприємства сплатити кошти за поставлені товари або зробити попередню оплату за товари, що підлягають поставці. Після одержання рахунку-фактури від постачальника бухгалтерія оптового підприємства виписує розпорядження обслуговуючому банку - платіжне доручення, де зазначає найменування і банківські реквізити платника і одержувача, призначення та суму платежу. Платіжне доручення передається до банку платника, який перераховує кошти на поточний рахунок одержувача.

При бартері оптове підприємство здійснює розрахунки з постачальником в негрошовій формі шляхом поставки матеріальних цінностей, виконання робіт, надання послуг. Для підтвердження заліку взаємної заборгованості сторони складають акт.

Розрахунки готівкою з одним постачальником протягом дня можуть проводитись у межах 10 тис. грн. Підтвердженням проведених розрахунків є авансовий звіт з доданими касовими чеками РРО або квитанціями до прибуткових касових ордерів.