Учет на предприятиях торговли и ресторанного хозяйства: Учеб. пособие. / Л.В. Нападовская, А.В. Алексеева, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаева; и общ. ред. Л.В. Нападовской. - К.: Киев. над. торг.-экон. ун-т, 2006.
2.3. Организация складского учета товаров и тары. Отчетность материально ответственных лиц
При хранении товаров на собственных или арендованных складах материальная ответственность за необеспечение сохранности ценностей возлагается на работников оптового предприятия. Для этого с персоналом склада заключаются договоры о полной материальной соответствие, на основании которых лица, виновные в недостачи (порче) товаров, возмещают убытки в полном объеме.
Материально ответственные лица ведут учет товаров и тары в местах их хранение с целью получения информации о товарных остатках, которая необходима для контроля за сохранностью товаров, а также для оперативного управления процессами поступления и отпуска товаров.
Организация складского учета товаров зависит от способа хранения. Различают сортовой и оптовая (партиями) способы хранения товаров.
При сортовом способе хранения каждый товар определенного наименования, вновь поступил, присоединяется к ранее приобретенного товара того же наименования и сорта.
Материально ответственные лица ведут складской учет товаров по названиям, сортам и количеству. Для этого используют товарные книги или карточки складского учета при отсутствии автоматизированной обработки информации на складе.
На каждое наименование товара открывают отдельную карточку или определенное количество страниц в товарной книге. К названным реестров складского учета материально ответственное лицо записывает натуральные показатели поступления и выбытия товаров согласно первичным документам (накладным, актам) и после каждой операции определяет остаток того или иного товара.
При партионном способе каждая партия товаров хранится отдельно. Партия товаров - Это количество товаров, поступивших одновременно по одному товаросопроводительным документом. Каждой партии присваивается порядковый номер. В дальнейшем этот номер указывается в накладных на отпуск товаров данной партии. При партионном способе хранение товаров учет наличия и выбытия товаров в разрезе партий ведется в партионный карточках. На каждую партию открывают карточку, в которой материально ответственное лицо отмечает выбытия товаров по расходным накладным или актами на списание товаров. После реализации всей партии товаров партионно карта закрывается и передается в бухгалтерию.
Итак, учет товаров партиями усиливает контроль за сохранностью товаров, поскольку недостатка проявляются сразу после реализации каждой партии товаров. Кроме того, этот способ хорош для учета товаров, которые быстро портятся, поскольку контролируется срок хранения партии.
Периодически данные складского и бухгалтерского учета товарных запасов должны сверяться.
Согласно типовых договоров о полной индивидуальной или коллективной материальную ответственность работники склада обязаны составлять и своевременно передавать в бухгалтерию отчеты о движении и остатках товаров и тары. Благодаря этому бухгалтерия контролирует своевременность и полноту оприходования товаров и тары, а также правильность списания их в расход.
В оптовой торговле отчетность материально ответственных лиц может состоять в виде товарного отчета или сопроводительного реестра
документов. Предприятие самостоятельно выбирает форму отчетности. При этом учитываются особенности ассортимента, объемы документооборота, порядок организации складского учета товарных запасов, методы оценки товаров.
Товарный отчет содержит данные о товарных остатках на начало и конец отчетного периода, о поступлении товаров в разрезе отдельных источников и их выбытия по отдельным направлениям. Форма товарного отчета является произвольной. В торговле материально ответственное лицо ведет, как правило, количественный учет товаров и тары. Поэтому в товарном отчете наличие и движение товарных запасов указывается в натуральных показателях. Основанием для заполнения доходной части товарного отчета о товарах и тару, фактически поступивших на оптовое предприятие, служат накладные (товарно-транспортные накладные), акты о установлены расхождения при приемке товаров, приемные акты.
Расходная часть товарного отчета заполняется материально ответственным лицом согласно накладным на отпуск товаров покупателям, накладными на возврат товаров поставщикам, накладными на внутреннее перемещение товаров, актами на списание товаров и тары в результате недостачи, порчи.
На оптовых предприятиях, где применение товарного отчета нецелесообразно, материально ответственные лица составляют сопроводительные реестры приходных и расходных документов. В реестре указывают наименование документов, их номера и даты и общее количество документов отдельно по приходу и расходу.
Товарный отчет или реестр, составленный в двух экземплярах, подписывается материально ответственным лицом.
Первый экземпляр вместе с первичными документами, подтверждающими движение товаров и тары за отчетный период, передается в бухгалтерию.
Бухгалтер, принимая отчетность материально ответственных лиц, проверяет наличие всех указанных документов и расписывается на втором экземпляре товарного отчета (реестра) в подтверждение принятия их к разработке. Второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу.
Периодичность составления и сроки представления в бухгалтерию отчетности материально ответственных лиц устанавливается самостоятельно каждым предприятием по распоряжением руководителя.
Товарный отчет (реестр) вместе с первичными документами является основанием для отражение в учете движения товаров и тары. Поэтому бухгалтерия должна контролировать достоверность отчетности материально ответственных лиц, своевременность ее составления и передачи в бухгалтерию.
С этой целью бухгалтеру предстоит проверить: первичные документы, прилагаемые к отчетности материально ответственного лица, по форме (наличие и правильность заполнение реквизитов), по сути (соответствие товарных операций действующему законодательству), точность расчетов;
последовательность нумерации отчетов (новая нумерация начинается после инвентаризации)
соответствие дат приходных и расходных документов отчетному периоду, за который составлена отчетность;
правильность остатков товаров и тары на начало отчетного периода; эти данные должны соответствовать остаткам на конец отчетного периода по предыдущим отчетом если товарный отчет составляется после инвентаризации-фактическим остаткам в соответствии с инвентаризационной описи; полноту и своевременность оприходования товаров и тары, для этого устанавливается соответствие данных доходной части товарного отчета и первичных документов, подтверждающих поступление товаров и тары. В товарном отчете материально ответственное лицо указывает данные о товарных ресурсы, которые фактически поступили на оптовое предприятие, поэтому различия между сопроводительными документами поставщиков и доходной частью товарного отчета должны подтверждаться соответствующим актом; важное контрольное значение имеет встречная проверка документов: в частности, данные о оприходование товаров и тары в товарном отчете следует сопоставить с документами по которым осуществляются расчеты с поставщиками (счета-фактуры, договоры со спецификациями), что позволит установить своевременно и полностью оприходованы материально ответственными работниками товары и тара, за которые поставщик взимает платеж;
правильность списания товарных запасов из-под отчета материально ответственных лиц, для этого проверяется наличие распорядительного документа на отпуск товаров, обоснованность записей в расходной части товарного отчета первичными документами, подтверждающими выбытия товаров и тары (накладные, акты), правильность оформления доверенности покупателей; необходимой контрольной процедурой является сопоставление расходной части товарного отчета с расчетными документами, согласно которым поступают платежи от покупателей за товары и тару, с доходной частью товарных отчетов других структурных подразделений предприятия при внутреннем перемещении товарных ресурсов;
точность определения остатков товаров и тары на конец отчетного периода.
Если при проверке отчетности материально ответственных лиц выявлены ошибки, то бухгалтер вносит исправления в оба экземпляра. Материально ответственное лицо должно подтвердить своей подписью на отчете согласие на внесенных поправок.
Таким образом, тщательная проверка отчетности материально ответственных лиц является необходимым условием получения своевременной и достоверной информации о наличии и движение товарных запасов.
Материально ответственные лица ведут учет товаров и тары в местах их хранение с целью получения информации о товарных остатках, которая необходима для контроля за сохранностью товаров, а также для оперативного управления процессами поступления и отпуска товаров.
Организация складского учета товаров зависит от способа хранения. Различают сортовой и оптовая (партиями) способы хранения товаров.
При сортовом способе хранения каждый товар определенного наименования, вновь поступил, присоединяется к ранее приобретенного товара того же наименования и сорта.
Материально ответственные лица ведут складской учет товаров по названиям, сортам и количеству. Для этого используют товарные книги или карточки складского учета при отсутствии автоматизированной обработки информации на складе.
На каждое наименование товара открывают отдельную карточку или определенное количество страниц в товарной книге. К названным реестров складского учета материально ответственное лицо записывает натуральные показатели поступления и выбытия товаров согласно первичным документам (накладным, актам) и после каждой операции определяет остаток того или иного товара.
При партионном способе каждая партия товаров хранится отдельно. Партия товаров - Это количество товаров, поступивших одновременно по одному товаросопроводительным документом. Каждой партии присваивается порядковый номер. В дальнейшем этот номер указывается в накладных на отпуск товаров данной партии. При партионном способе хранение товаров учет наличия и выбытия товаров в разрезе партий ведется в партионный карточках. На каждую партию открывают карточку, в которой материально ответственное лицо отмечает выбытия товаров по расходным накладным или актами на списание товаров. После реализации всей партии товаров партионно карта закрывается и передается в бухгалтерию.
Итак, учет товаров партиями усиливает контроль за сохранностью товаров, поскольку недостатка проявляются сразу после реализации каждой партии товаров. Кроме того, этот способ хорош для учета товаров, которые быстро портятся, поскольку контролируется срок хранения партии.
Периодически данные складского и бухгалтерского учета товарных запасов должны сверяться.
Согласно типовых договоров о полной индивидуальной или коллективной материальную ответственность работники склада обязаны составлять и своевременно передавать в бухгалтерию отчеты о движении и остатках товаров и тары. Благодаря этому бухгалтерия контролирует своевременность и полноту оприходования товаров и тары, а также правильность списания их в расход.
В оптовой торговле отчетность материально ответственных лиц может состоять в виде товарного отчета или сопроводительного реестра
документов. Предприятие самостоятельно выбирает форму отчетности. При этом учитываются особенности ассортимента, объемы документооборота, порядок организации складского учета товарных запасов, методы оценки товаров.
Товарный отчет содержит данные о товарных остатках на начало и конец отчетного периода, о поступлении товаров в разрезе отдельных источников и их выбытия по отдельным направлениям. Форма товарного отчета является произвольной. В торговле материально ответственное лицо ведет, как правило, количественный учет товаров и тары. Поэтому в товарном отчете наличие и движение товарных запасов указывается в натуральных показателях. Основанием для заполнения доходной части товарного отчета о товарах и тару, фактически поступивших на оптовое предприятие, служат накладные (товарно-транспортные накладные), акты о установлены расхождения при приемке товаров, приемные акты.
Расходная часть товарного отчета заполняется материально ответственным лицом согласно накладным на отпуск товаров покупателям, накладными на возврат товаров поставщикам, накладными на внутреннее перемещение товаров, актами на списание товаров и тары в результате недостачи, порчи.
На оптовых предприятиях, где применение товарного отчета нецелесообразно, материально ответственные лица составляют сопроводительные реестры приходных и расходных документов. В реестре указывают наименование документов, их номера и даты и общее количество документов отдельно по приходу и расходу.
Первый экземпляр вместе с первичными документами, подтверждающими движение товаров и тары за отчетный период, передается в бухгалтерию.
Бухгалтер, принимая отчетность материально ответственных лиц, проверяет наличие всех указанных документов и расписывается на втором экземпляре товарного отчета (реестра) в подтверждение принятия их к разработке. Второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу.
Периодичность составления и сроки представления в бухгалтерию отчетности материально ответственных лиц устанавливается самостоятельно каждым предприятием по распоряжением руководителя.
Товарный отчет (реестр) вместе с первичными документами является основанием для отражение в учете движения товаров и тары. Поэтому бухгалтерия должна контролировать достоверность отчетности материально ответственных лиц, своевременность ее составления и передачи в бухгалтерию.
С этой целью бухгалтеру предстоит проверить: первичные документы, прилагаемые к отчетности материально ответственного лица, по форме (наличие и правильность заполнение реквизитов), по сути (соответствие товарных операций действующему законодательству), точность расчетов;
последовательность нумерации отчетов (новая нумерация начинается после инвентаризации)
соответствие дат приходных и расходных документов отчетному периоду, за который составлена отчетность;
правильность остатков товаров и тары на начало отчетного периода; эти данные должны соответствовать остаткам на конец отчетного периода по предыдущим отчетом если товарный отчет составляется после инвентаризации-фактическим остаткам в соответствии с инвентаризационной описи; полноту и своевременность оприходования товаров и тары, для этого устанавливается соответствие данных доходной части товарного отчета и первичных документов, подтверждающих поступление товаров и тары. В товарном отчете материально ответственное лицо указывает данные о товарных ресурсы, которые фактически поступили на оптовое предприятие, поэтому различия между сопроводительными документами поставщиков и доходной частью товарного отчета должны подтверждаться соответствующим актом; важное контрольное значение имеет встречная проверка документов: в частности, данные о оприходование товаров и тары в товарном отчете следует сопоставить с документами по которым осуществляются расчеты с поставщиками (счета-фактуры, договоры со спецификациями), что позволит установить своевременно и полностью оприходованы материально ответственными работниками товары и тара, за которые поставщик взимает платеж;
правильность списания товарных запасов из-под отчета материально ответственных лиц, для этого проверяется наличие распорядительного документа на отпуск товаров, обоснованность записей в расходной части товарного отчета первичными документами, подтверждающими выбытия товаров и тары (накладные, акты), правильность оформления доверенности покупателей; необходимой контрольной процедурой является сопоставление расходной части товарного отчета с расчетными документами, согласно которым поступают платежи от покупателей за товары и тару, с доходной частью товарных отчетов других структурных подразделений предприятия при внутреннем перемещении товарных ресурсов;
Если при проверке отчетности материально ответственных лиц выявлены ошибки, то бухгалтер вносит исправления в оба экземпляра. Материально ответственное лицо должно подтвердить своей подписью на отчете согласие на внесенных поправок.
Таким образом, тщательная проверка отчетности материально ответственных лиц является необходимым условием получения своевременной и достоверной информации о наличии и движение товарных запасов.