Учет на предприятиях торговли и ресторанного хозяйства: Учеб. пособие. / Л.В. Нападовская, А.В. Алексеева, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаева; и общ. ред. Л.В. Нападовской. - К.: Киев. над. торг.-экон. ун-т, 2006.
2.2. Документальное оформление реализации товаров
Система документирования процесса реализации товаров включает следующие этапы:
документирования разрешения на отпуск товаров; документирования отпуска товаров со состава; документальное оформление доставки товаров покупателю; документальное оформление расчетов с покупателем; документальное оформление начисления налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость.
Рассмотрим порядок составления и использования документов для оформления процесса реализации товаров.
Документирование разрешения на отпуск товаров
Оптовое предприятие осуществляет поставку товаров по договорам, заключенным с покупателями. Ассортимент товаров, их количество и цены указываются непосредственно в договоре или в спецификациях или заявках, которые являются неотъемлемой частью договора.
Отпуска подлежат только товары, фактически оприходованы материально ответственным лицом.
Документальное оформление отгрузки товаров начинается с составления коммерческой службой распорядительного документа по форме, определенной предприятием самостоятельно. Функции такого документа могут выполнять наряды, заказ, распоряжения, приказы и т.п.. В распорядительном документе менеджер указывает наименование и адрес покупателя, наименование, количество товаров и дату отпуска их со склада. Распоряжение на отпуск товаров передается работникам склада для отбора товаров.
Документирование отпуска товаров со склада
Отгрузка товаров со склада оптового предприятия может осуществляться таким образом:
непосредственным отпуском товаров представителю предприятия-покупателя (самовывоз)
Централизованной доставкой товаров
отправкой товаров по железной дороге, водным или воздушным
транспортом.
Обязательным условием отпуска товаров и оформления товаросопроводительных документов является наличие доверенности получателей. Запрещается отпускать товары в случаях:
представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка
заполнения или с незаполненными реквизитами;
представления доверенности, имеющей исправления и помарки, не
подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
отсутствии паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное
лицо;
окончания срока действия доверенности;
получения сообщения предприятия - получателя товаров о
аннулировании доверенности.
Как исключение, при централизованно кильцевих перевозках, когда товары систематически доставляются по адресу одного или нескольких покупателей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т.д.), передача товаров покупателям может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо заверяет на сопроводительных документах свою подпись о получении товаров. Такое уведомление предоставляется оптовому предприятию письмом за подписью руководителя и главного бухгалтера.
При отпуске товаров частным предпринимателям следует учитывать указанные ниже особенности использования доверенностей этими субъектами предпринимательской деятельности.
Если предприниматель получает товары лично, он не обязан предъявлять доверенность, поскольку этот документ подтверждает полномочия предоставлены одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В случае самостоятельного получения товаров частный предприниматель предоставляет оптовому предприятию паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности. Данные этих документов (номер, орган и дата выдачи) необходимо указать в накладной на отпуск товаров.
Если частный предприниматель поручает получить товары наемному работнику, полномочия такого лица должны подтверждаться доверенностью. Частный предприниматель имеет право выбирать форму доверенности: это может быть доверенность, оформленная в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности или доверенность на бланке типовой формы № М-2.
Для документального оформления отпуска товаров со склада оптового предприятия составляется накладная. Согласно разра ленного на предприятии графика документооборота выписка накладных может быть возложена на бухгалтера, менеджера или работника склада.
При оформлении накладной в ней необходимо указать следующие реквизиты:
номер и дату составления;
наименование и адрес оптового предприятия;
наименование и адрес предприятия покупателя;
основание для отпуска, т.е. номер и дату коммерческого соглашения на
отпуск товаров;
номер и дату доверенности, а также фамилия доверенного лица покупателя;
данные о товарах (наименование, единицы измерения, количество, цены без
НДС, стоимость);
сумму налога на добавленную стоимость;
общую сумму к оплате (цифрами и прописью).
Накладная подписывается должностным лицом, дает разрешение на отпуск товаров, материально ответственным лицом склада и доверенным лицом покупателя.
При этом в накладной должны быть не только подписи, но и указаны должности и фамилии лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции по отпуска товаров.
Руководителем оптового предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение, то есть подписывать первичные документы на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров.
Накладная может быть подписано лично, с применением факсимиле, штампа, символа. Подписи лиц, ответственных за со-ставления первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что позволяет одновременно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.
Оптовое предприятие самостоятельно устанавливает количество примерь-ников накладной на отпуск товаров. Один экземпляр как сопроводительный документ выдается предприятию - покупателю.
Накладная, которая составляется в момент совершения хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров со склада оптового предпри-ятия, служит основанием для:
списание реализованных товаров из-под отчета материально ответственного лица;
обоснование выполнения договорных обязательств перед покупателем и перехода права собственности на товары от оптового предприятия к покупателю
ведение складского учета отпуска товаров, ведение синтетического и аналитического учета реализации товаров; подтверждения суммы валового дохода при осуществлении продажи товаров с последующей оплатой;
обоснование исполнения бюджета продажи товаров по центрам ответственности.
Документальное оформление доставки товаров покупателю
Наиболее распространенным способом доставки товаров покупателям со складов оптового предприятия являются автомобильные перевозки.
Оптовое предприятие как грузоотправитель должен оформить товарно-транспортную накладную. Если оптовое предприятие одновременно является перевозчиком, то есть доставляет товары покупателю собственным или арендованным транспортом, кроме ТТН, состоит путевой лист грузового автомобиля.
При использовании железнодорожного, водного или воздушного транспорта используются документы, описанные в п. 2.1.
Документальное оформление расчетов с покупателем
Форма расчетов за поставленные товары определяется договором между оптовым предприятием и покупателем.
Если это - безналичные расчеты, то покупатель перечисляет средства на текущий счет оптового предприятия по договору, накладной или счетом-фактурой. В последнем случае на оптовом предприятии оформляется требование к покупателю-счет-фактура, где указываются наименование, банковские и почтовые реквизиты оптового предприятия и покупателя, сумма к оплате. Счет-фактура подписывается руководителем, главным бухгалтером и передается покупателю, в том числе электронными средствами связи. На основании счета-фактуры покупатель оформляет платежный документ.
Завершение товарообменной операции по договору мены должно подтверждаться двусторонним актом зачета взаимной задолженности.
Документальное оформление начисления налоговых
обязательств по налогу на добавленную стоимость
в свя связи с продажей товаров
Основанием для ведения учета налоговых обязательств по НДС с налоговая накладная.
Порядок заполнения налоговой накладной утвержден приказом ГНАУ от 30.05.1997 г. № 165.
Право составления этого документа имеют субъекты предпринимательской деятельности, зарегистрированные плательщиками НДС. Подтверждением регистрации является выданное государственным налоговой инспекцией свидетельство, в котором указывается индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. При необходимости плательщик НДС может делегировать право оформления налоговых накладных филиалами (обособленным подразделениям), входящих в его состав. Для этого каждому филиалу следует присвоить отдельный код и сообщить его налоговому органу по месту регистрации плательщика НДС.
Во время выполнения договоров о совместной деятельности налоговые накладные выписываются лицом, которое ведет учет результатов такой деятельности и ответственное за удержание и внесение налога в бюджет.
Оригинал налоговой накладной выдается покупателю, копия остается у оптового предприятия. Если товары реализуются неплательщику НДС, то оба экземпляра хранятся у продавца.
Налоговая накладная выписывается СПД - продавцом в момент возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость в двух экземплярах. Дата возникновения налоговых обязательств зависит от условий поставки товаров (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Дата возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость
Если поставка товаров имеет непрерывный или ритмичный характер, покупателю может быть выписана сводная налоговая накладная исходя из определенной в договоре периодичности оплаты, но не реже одного раза в месяц и не позднее последнего дня месяца. При этом к сводной налоговой накладной обязательно прилагается реестр накладных (ТТН) по которым осуществлена поставка товаров.
Сумма налога на добавленную стоимость, указанной в налоговой накладной, должна соответствовать сумме налоговых обязательств по поставке товаров оптового предприятия в реестре полученных и выданных налоговых накладных.
Налоговая накладная содержит данные, указанные в табл. 2.2.
Таблица 2.2 Содержание налоговой накладной
Если после поставки товаров осуществляется любое изменение суммы компенсации за поставленные товары, начисленные налоговые обязательства по НДС подлежат корректировке. Для документального оформления
изменения базы налогообложения и, соответственно, налоговых обязательств и
НДС, применяется расчет корректировки количественных и стоимостных
показателей к налоговой накладной.
В частности, оптовое предприятие - продавец товаров - обязано
оформить указанный документ в двух экземплярах в случаях: увеличение (уменьшение) цены на товар; возврат товаров предприятиями - покупателями; возвращение покупателям полученного аванса (предоплаты), изменения номенклатуры товаров;
признание задолженности покупателя безнадежным в порядке, предусмотренном законодательством.
Оригинал расчета корректировки предоставляется покупателю товаров,
копия остается на оптовом предприятии.
Таким образом, на основании расчета корректировки количественных и
стоимостных показателей к налоговой накладной в реестре полученных и
выданных налоговых накладных корректируются налоговые обязательства по
налога на добавленную стоимость.
Уменьшение суммы налоговых обязательств при изменении компенсации
стоимости товаров, поставленных субъектам предпринимательской деятельности,
которые не являются плательщиками НДС, разрешается:
при возврате ранее поставленных товаров в собственность поставщика с предоставлением получателю полной денежной компенсации их стоимости при пересмотре цен, связанных с гарантийными заменами товаров.
документирования разрешения на отпуск товаров; документирования отпуска товаров со состава; документальное оформление доставки товаров покупателю; документальное оформление расчетов с покупателем; документальное оформление начисления налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость.
Рассмотрим порядок составления и использования документов для оформления процесса реализации товаров.
Документирование разрешения на отпуск товаров
Оптовое предприятие осуществляет поставку товаров по договорам, заключенным с покупателями. Ассортимент товаров, их количество и цены указываются непосредственно в договоре или в спецификациях или заявках, которые являются неотъемлемой частью договора.
Отпуска подлежат только товары, фактически оприходованы материально ответственным лицом.
Документальное оформление отгрузки товаров начинается с составления коммерческой службой распорядительного документа по форме, определенной предприятием самостоятельно. Функции такого документа могут выполнять наряды, заказ, распоряжения, приказы и т.п.. В распорядительном документе менеджер указывает наименование и адрес покупателя, наименование, количество товаров и дату отпуска их со склада. Распоряжение на отпуск товаров передается работникам склада для отбора товаров.
Документирование отпуска товаров со склада
Отгрузка товаров со склада оптового предприятия может осуществляться таким образом:
непосредственным отпуском товаров представителю предприятия-покупателя (самовывоз)
Централизованной доставкой товаров
отправкой товаров по железной дороге, водным или воздушным
транспортом.
Обязательным условием отпуска товаров и оформления товаросопроводительных документов является наличие доверенности получателей. Запрещается отпускать товары в случаях:
представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка
представления доверенности, имеющей исправления и помарки, не
подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
отсутствии паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное
лицо;
окончания срока действия доверенности;
получения сообщения предприятия - получателя товаров о
аннулировании доверенности.
Как исключение, при централизованно кильцевих перевозках, когда товары систематически доставляются по адресу одного или нескольких покупателей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т.д.), передача товаров покупателям может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо заверяет на сопроводительных документах свою подпись о получении товаров. Такое уведомление предоставляется оптовому предприятию письмом за подписью руководителя и главного бухгалтера.
При отпуске товаров частным предпринимателям следует учитывать указанные ниже особенности использования доверенностей этими субъектами предпринимательской деятельности.
Если частный предприниматель поручает получить товары наемному работнику, полномочия такого лица должны подтверждаться доверенностью. Частный предприниматель имеет право выбирать форму доверенности: это может быть доверенность, оформленная в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности или доверенность на бланке типовой формы № М-2.
Для документального оформления отпуска товаров со склада оптового предприятия составляется накладная. Согласно разра ленного на предприятии графика документооборота выписка накладных может быть возложена на бухгалтера, менеджера или работника склада.
При оформлении накладной в ней необходимо указать следующие реквизиты:
номер и дату составления;
наименование и адрес оптового предприятия;
наименование и адрес предприятия покупателя;
основание для отпуска, т.е. номер и дату коммерческого соглашения на
отпуск товаров;
номер и дату доверенности, а также фамилия доверенного лица покупателя;
данные о товарах (наименование, единицы измерения, количество, цены без
НДС, стоимость);
сумму налога на добавленную стоимость;
общую сумму к оплате (цифрами и прописью).
Накладная подписывается должностным лицом, дает разрешение на отпуск товаров, материально ответственным лицом склада и доверенным лицом покупателя.
При этом в накладной должны быть не только подписи, но и указаны должности и фамилии лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции по отпуска товаров.
Руководителем оптового предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение, то есть подписывать первичные документы на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров.
Накладная может быть подписано лично, с применением факсимиле, штампа, символа. Подписи лиц, ответственных за со-ставления первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что позволяет одновременно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.
Оптовое предприятие самостоятельно устанавливает количество примерь-ников накладной на отпуск товаров. Один экземпляр как сопроводительный документ выдается предприятию - покупателю.
Накладная, которая составляется в момент совершения хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров со склада оптового предпри-ятия, служит основанием для:
списание реализованных товаров из-под отчета материально ответственного лица;
обоснование выполнения договорных обязательств перед покупателем и перехода права собственности на товары от оптового предприятия к покупателю
ведение складского учета отпуска товаров, ведение синтетического и аналитического учета реализации товаров; подтверждения суммы валового дохода при осуществлении продажи товаров с последующей оплатой;
обоснование исполнения бюджета продажи товаров по центрам ответственности.
Документальное оформление доставки товаров покупателю
Наиболее распространенным способом доставки товаров покупателям со складов оптового предприятия являются автомобильные перевозки.
Оптовое предприятие как грузоотправитель должен оформить товарно-транспортную накладную. Если оптовое предприятие одновременно является перевозчиком, то есть доставляет товары покупателю собственным или арендованным транспортом, кроме ТТН, состоит путевой лист грузового автомобиля.
При использовании железнодорожного, водного или воздушного транспорта используются документы, описанные в п. 2.1.
Документальное оформление расчетов с покупателем
Форма расчетов за поставленные товары определяется договором между оптовым предприятием и покупателем.
Если это - безналичные расчеты, то покупатель перечисляет средства на текущий счет оптового предприятия по договору, накладной или счетом-фактурой. В последнем случае на оптовом предприятии оформляется требование к покупателю-счет-фактура, где указываются наименование, банковские и почтовые реквизиты оптового предприятия и покупателя, сумма к оплате. Счет-фактура подписывается руководителем, главным бухгалтером и передается покупателю, в том числе электронными средствами связи. На основании счета-фактуры покупатель оформляет платежный документ.
Завершение товарообменной операции по договору мены должно подтверждаться двусторонним актом зачета взаимной задолженности.
Документальное оформление начисления налоговых
обязательств по налогу на добавленную стоимость
в свя связи с продажей товаров
Основанием для ведения учета налоговых обязательств по НДС с налоговая накладная.
Порядок заполнения налоговой накладной утвержден приказом ГНАУ от 30.05.1997 г. № 165.
Право составления этого документа имеют субъекты предпринимательской деятельности, зарегистрированные плательщиками НДС. Подтверждением регистрации является выданное государственным налоговой инспекцией свидетельство, в котором указывается индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. При необходимости плательщик НДС может делегировать право оформления налоговых накладных филиалами (обособленным подразделениям), входящих в его состав. Для этого каждому филиалу следует присвоить отдельный код и сообщить его налоговому органу по месту регистрации плательщика НДС.
Во время выполнения договоров о совместной деятельности налоговые накладные выписываются лицом, которое ведет учет результатов такой деятельности и ответственное за удержание и внесение налога в бюджет.
Оригинал налоговой накладной выдается покупателю, копия остается у оптового предприятия. Если товары реализуются неплательщику НДС, то оба экземпляра хранятся у продавца.
Налоговая накладная выписывается СПД - продавцом в момент возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость в двух экземплярах. Дата возникновения налоговых обязательств зависит от условий поставки товаров (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Дата возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость
| Условие поставки товаров | Дата возникновения налоговых обязательств по НДС |
| Договор купли-продажи | Дата любой из событий, наступившее раньше: дата получение средств от покупателя в счет оплаты товаров подлежащих поставке, либо дата отгрузки товаров |
| Товарообменная операция по договору мены | Дата отгрузки товаров |
| Договор комиссии, по которому оптовое предприятие - комитент | Дата получения от комиссионера средств или других видов компенсации стоимости реализованных товаров |
| Договор поручения, по которому оптовое предприятие - поверенный | Дата передачи товаров от поверенного к доверителю |
Сумма налога на добавленную стоимость, указанной в налоговой накладной, должна соответствовать сумме налоговых обязательств по поставке товаров оптового предприятия в реестре полученных и выданных налоговых накладных.
Налоговая накладная содержит данные, указанные в табл. 2.2.
Таблица 2.2 Содержание налоговой накладной
| Реквизиты | Порядок заполнения |
| Дата выписки налоговой накладной | Соответствует дате возникновения налоговых обязательств |
| Порядковый номер налоговой накладной | Отвечает порядковому номеру в реестре полученных и выданных налоговых накладных. При составлении налоговой накладной филиалом порядковый номер устанавливается с учетом присвоенного кода и определяется числовым значением через дробь: в числителе проставляется порядковый номер, а в знаменателе - код |
| Название продавца - налогоплательщика, его индивидуальный налоговый номер, место нахождения | Отмечается по свидетельству о регистрации оптового предприятия как плательщика НДС |
| Полное название покупателя, его индивидуальный налоговый номер, место нахождения | Отмечается по свидетельству о регистрации покупателя как плательщика НДС. При поставке товаров неплательщику НДС в строку "Индивидуальный налоговый номер покупателя» и «Номер свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость "делается пометка X |
| Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС (Продавца и покупателя) Условие поставки | Отмечается по свидетельству о регистрации соответственно оптового предприятия и предприятия-покупателя плательщиками НДС Указывается форма гражданско-правового договора (купли-продажи, поставки, мены, поручения, комиссии) |
| Форма проведения расчетов | Может быть: оплата с текущего счета, бартер или наличными |
| Дата возникновения налоговых обязательств | Приведены в табл. 2.1 |
| Номенклатура поставки товаров (работ, услуг), единица измерения товаров и их количество | При условии предварительной оплаты указывается согласно договором (спецификации к договору) или счетом-фактурой. Если датой возникновения налоговых обязательств является дата отгрузки товаров, то эти данные указываются по накладной. Налоговая накладная выписывается на каждую полную или частичную поставку товаров. В случае, если доля товара не содержит обособленной стоимости, перечень (номенклатура) частично поставленных товаров указывается в приложении 1 к налоговой накладной |
| Цена поставки единицы товара без учета НДС | Как правило, указывается фактическая цена поставки товаров без НДС согласно договору. Если база налогообложения определяется исходя из фактической цены операции, но не ниже обычных цен, необходимо оформить две налоговые накладные. В одной указывается договорная цена поставки, во второй - отклонение от обычной цены. Покупателю выдается оригинал первой налоговой накладной |
| База налогообложения: по ставке 20%, - за нулевой ставке, - освобожденных от налогообложения | При одновременной продаже одному покупателю как налогооблагаемых товаров, так и таких, которые освобождены от налогообложения, оптовое предприятие составляет отдельные налоговые накладные. В случае продажи товаров, освобожденных от налогообложения, в разделе VI в графе 10 налоговой накладной делается пометка "Без НДС" с обязательным ссылкой на соответствующий пункт Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость " |
| Общая сумма средств, подлежащая уплате | Включаются следующие элементы: - объем поставки без учета НДС - транспортные расходы продавца по договору, которые не входят в стоимость товаров - стоимость тары, определенной в контракте как обратная (Залоговая), не включается в базу налогообложения - надбавки (+), скидки (-), предоставленные покупателю, - налог на добавленную стоимость |
| Подпись и фамилия лица, составившего налоговую накладную | Оба экземпляра налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным осуществлять продажу товаров и скрепляются печатью, образец которой находится в банке, обслуживающем оптовое предприятие. Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, допускается изготовление специальной печати «Для налоговых накладных |
изменения базы налогообложения и, соответственно, налоговых обязательств и
НДС, применяется расчет корректировки количественных и стоимостных
показателей к налоговой накладной.
В частности, оптовое предприятие - продавец товаров - обязано
оформить указанный документ в двух экземплярах в случаях: увеличение (уменьшение) цены на товар; возврат товаров предприятиями - покупателями; возвращение покупателям полученного аванса (предоплаты), изменения номенклатуры товаров;
признание задолженности покупателя безнадежным в порядке, предусмотренном законодательством.
Оригинал расчета корректировки предоставляется покупателю товаров,
копия остается на оптовом предприятии.
Таким образом, на основании расчета корректировки количественных и
стоимостных показателей к налоговой накладной в реестре полученных и
выданных налоговых накладных корректируются налоговые обязательства по
налога на добавленную стоимость.
Уменьшение суммы налоговых обязательств при изменении компенсации
стоимости товаров, поставленных субъектам предпринимательской деятельности,
которые не являются плательщиками НДС, разрешается:
при возврате ранее поставленных товаров в собственность поставщика с предоставлением получателю полной денежной компенсации их стоимости при пересмотре цен, связанных с гарантийными заменами товаров.