Туристичний бізнес: теорія та практика. Мальська М.П. 2007р.

Документи та інші носії інформації

У процесі комунікації важливе місце належить документам, які є носіями інформації. Під документами розуміють спеціально створені предмети для передачі та збереження інформації. Документи класифікуються за рядом ознак.

За формою вони поділяються на письмові (рукописні, машинописні, друковані), іконографічні (кіно-, відео- і фотодокументи), фонетичні (магнітні записи).

За статусом документи можуть бути офіційними (видані органами влади, закладами) та неофіційними (анкети, заяви, скарги). За джерелом інформації розрізняють первинні та вторинні документи. За ступенем персоніфікації документи можуть бути особовими (автобіографії, характеристики, заяви) й безособовими (звіти, протоколи зборів).

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх зберіганням, називають діловодством. До його функцій входить розгляд і облік документів, контроль виконання, транспортування, вдосконалення документообігу.

Виділяють такі системи діловодства:

• централізовану, при якій вся документація скеровується в один центр організації (канцелярію);

• децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішану.

В організаціях існують спеціальні служби, призначені для роботи з документацією (архів, канцелярія, довідкове бюро).

До інших носіїв інформації відносять електронну пошту, радіо, телебачення, персональні комп'ютери тощо.

У комунікаціях важливим є постійне вдосконалення, яке полягає у створенні умов для ефективного розвитку міжособової та організаційної складових.