Куцик П. О., Коваль Л. І., Макарук Ф. Ф. Куцик П.О., Козаль Л.І., Макарук Ф.Ф. Бухгалтерський облік у торгівлі та ресторанному господарстві Навчальний посібник. 2010р.- 504 с.
6.3. Первинні документи з надходження товарних запасів і тари
Всі господарські операції з руху товарних запасів і тари на роздрібному торговому підприємстві з метою надання їм юридичної сили повинні бути документально підтверджені. Це випливає також з основних положень Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Порядок документального забезпечення
придбання товарних запасів залежить від способу постачання (централізована доставка, внутрішнє переміщення), виду надходження (купівля за кошти від постачальників, безоплатне отримання, обмін подібними та неподібними активами, інше) та типу транспортного засобу. В умовах значної кількості операцій у роздрібній торгівлі суттєвим є раціональна організація документообігу на підприємстві.
Відносини постачання товару зазначені у договорах купівлі-продажу.
Роздрібні торгові підприємства можуть отримувати цінності безпосередньо від виробників, оптових підприємств своєї системи та інших форм власності, а також від внутрішніх підрозділів споживчого товариства чи госпрозрахункових відособлених підрозділів (ГВП), якими можуть бути виробничі цехи, підприємства ресторанного господарства, заготівельні пункти (склади).
Отримання товарно-матеріальних цінностей від зовнішніх постачальників здійснюють матеріально-відповідальні особи торгових підприємств або представники правління (адміністрації") кооперативного підприємства (організації). Підставою для оплати постачальнику за товар є рахунок, який отриманий від постачальника (Додаток 22). Оприбуткування товарів відображаються на підставі накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей типової форми М-20 (Додаток 24). Уповноважена особа повинна отримати у бухгалтерії довіреність на право отримання цінностей безпосередньо від постачальника або від транспортної організації, яка здійснювала доставку товару від постачальника (Додаток 27).
Довіреність не використовується, коли цінності завозяться постачальником або транспортною організацією безпосередньо на склад торгового підприємства, а також підзвітними особами при розрахунках готівкою.
Довіреність може бути виписана тільки працівнику підприємства.
Належним чином оформлена довіреність, перед видаванням її довіреній особі підприємства, підлягає запису в журналі реєстрації довіреностей. Працівники, отримуючи довіреність повинні бути проінструктовані про порядок і терміни використання довіреностей, а також про порядок звіту про їх використання і повернення невикористаних бланків. Термін використання довіреності не повинен перевищувати 10 днів. Виняток становить довіреність на отримання цінностей, розрахунки
за які здійснюються в порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими завезеннями —термін дії такої довіреності може сягати календарного місяця.
Отримавши довіреність, довірена особа прямує до постачальника і подає її разом з документами, що засвідчують особу, з вимогою відпустити цінності, вказані в довіреності. На підставі довіреності постачальник видає товарно-матеріальні цінності довіреній особі підприємства-покупця.
Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпусканні цінностей. У разі відпускання цінностей частинами на кожен частковий відпуск складається товарний документ з позначкою на ньому номера довіреності та дати її видачі. „
При централізовано-кільцевих завезеннях цінностей постачальники можуть відпускати їх без довіреності, якщо одержувач цінностей (роздрібне торгове підприємство) за підписом керівника і головного бухгалтера повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), якою матеріально-відповідальна особа, що буде приймати цінності, завіряє на супровідних документах свій підпис.
Про використані довіреності роблять відмітку у журналі їх реєстрації, невикористані довіреності повинні бути повернуті не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.
Приймання товарів може проводитися на складах оптових підприємств, на залізничних станціях, складах аеропортів, а також безпосередньо в магазинах. Товар приймають за кількістю і якістю, якщо фактичний стан товарних запасів і тари відповідає даним супровідних документів, матеріально-відповідальна особа проставляє підпис на всіх примірниках первинних документів, один (чи два) з яких залишає собі. Перелік товарних і розрахункових документів було наведено у темі «Облік товарних операцій на підприємствах оптової торгівлі».
Якщо під час приймання товарів буде встановлена невідповідність фактичних даних і даних за документом, подальше приймання товарних запасів здійснює комісія, яка складає акти встановлених форм (Додаток 23). На фактичну наявність товарів виписують прибуткову накладну.
Постачання товарів на торгові підприємства може здійснюватися у формі централізованого перевезення. При цій формі на кожну партію
товарів виписують 4 примірники товарно-транспортних накладних або рахунків фактур, 1-й і 2-й примірники залишаються у постачальника, 3-й і 4-й — передаються роздрібному підприємству. Перший примірник матеріально-відповідальна особа роздрібного торгового підприємства додає до звіту, а 2-й використовується для здійснення розрахунків за отримані цінності.
Товари на роздрібні торгові підприємства можуть доставлятися у формі кільцевого завезення, яке здійснюється уповноваженими особами покупця (кооперативного підприємства).
З цією метою уповноваженій особі видається довіреність, за якою вона отримує цінності у постачальника разом із супровідними документами. Після цього транспортування і доставка товарів здійснюється у кожен магазин підприємства, який подав замовлення на
певні товари.
Отримання товарів і тари від виробничих, заготівельних підприємств, підприємств ресторанного господарства, які знаходяться на спільному балансі з роздрібними торговими підприємствами, оформляють видатковою накладною на внутрішнє переміщення.
Слід вказати на те, що окрім придбання цінностей від постачальників, інші операції (бартер, безоплатне отримання) також повинні бути документально підтвердженими.
придбання товарних запасів залежить від способу постачання (централізована доставка, внутрішнє переміщення), виду надходження (купівля за кошти від постачальників, безоплатне отримання, обмін подібними та неподібними активами, інше) та типу транспортного засобу. В умовах значної кількості операцій у роздрібній торгівлі суттєвим є раціональна організація документообігу на підприємстві.
Відносини постачання товару зазначені у договорах купівлі-продажу.
Роздрібні торгові підприємства можуть отримувати цінності безпосередньо від виробників, оптових підприємств своєї системи та інших форм власності, а також від внутрішніх підрозділів споживчого товариства чи госпрозрахункових відособлених підрозділів (ГВП), якими можуть бути виробничі цехи, підприємства ресторанного господарства, заготівельні пункти (склади).
Отримання товарно-матеріальних цінностей від зовнішніх постачальників здійснюють матеріально-відповідальні особи торгових підприємств або представники правління (адміністрації") кооперативного підприємства (організації). Підставою для оплати постачальнику за товар є рахунок, який отриманий від постачальника (Додаток 22). Оприбуткування товарів відображаються на підставі накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей типової форми М-20 (Додаток 24). Уповноважена особа повинна отримати у бухгалтерії довіреність на право отримання цінностей безпосередньо від постачальника або від транспортної організації, яка здійснювала доставку товару від постачальника (Додаток 27).
Довіреність не використовується, коли цінності завозяться постачальником або транспортною організацією безпосередньо на склад торгового підприємства, а також підзвітними особами при розрахунках готівкою.
Довіреність може бути виписана тільки працівнику підприємства.
Належним чином оформлена довіреність, перед видаванням її довіреній особі підприємства, підлягає запису в журналі реєстрації довіреностей. Працівники, отримуючи довіреність повинні бути проінструктовані про порядок і терміни використання довіреностей, а також про порядок звіту про їх використання і повернення невикористаних бланків. Термін використання довіреності не повинен перевищувати 10 днів. Виняток становить довіреність на отримання цінностей, розрахунки
за які здійснюються в порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими завезеннями —термін дії такої довіреності може сягати календарного місяця.
Отримавши довіреність, довірена особа прямує до постачальника і подає її разом з документами, що засвідчують особу, з вимогою відпустити цінності, вказані в довіреності. На підставі довіреності постачальник видає товарно-матеріальні цінності довіреній особі підприємства-покупця.
Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпусканні цінностей. У разі відпускання цінностей частинами на кожен частковий відпуск складається товарний документ з позначкою на ньому номера довіреності та дати її видачі. „
При централізовано-кільцевих завезеннях цінностей постачальники можуть відпускати їх без довіреності, якщо одержувач цінностей (роздрібне торгове підприємство) за підписом керівника і головного бухгалтера повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), якою матеріально-відповідальна особа, що буде приймати цінності, завіряє на супровідних документах свій підпис.
Про використані довіреності роблять відмітку у журналі їх реєстрації, невикористані довіреності повинні бути повернуті не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.
Приймання товарів може проводитися на складах оптових підприємств, на залізничних станціях, складах аеропортів, а також безпосередньо в магазинах. Товар приймають за кількістю і якістю, якщо фактичний стан товарних запасів і тари відповідає даним супровідних документів, матеріально-відповідальна особа проставляє підпис на всіх примірниках первинних документів, один (чи два) з яких залишає собі. Перелік товарних і розрахункових документів було наведено у темі «Облік товарних операцій на підприємствах оптової торгівлі».
Якщо під час приймання товарів буде встановлена невідповідність фактичних даних і даних за документом, подальше приймання товарних запасів здійснює комісія, яка складає акти встановлених форм (Додаток 23). На фактичну наявність товарів виписують прибуткову накладну.
товарів виписують 4 примірники товарно-транспортних накладних або рахунків фактур, 1-й і 2-й примірники залишаються у постачальника, 3-й і 4-й — передаються роздрібному підприємству. Перший примірник матеріально-відповідальна особа роздрібного торгового підприємства додає до звіту, а 2-й використовується для здійснення розрахунків за отримані цінності.
Товари на роздрібні торгові підприємства можуть доставлятися у формі кільцевого завезення, яке здійснюється уповноваженими особами покупця (кооперативного підприємства).
З цією метою уповноваженій особі видається довіреність, за якою вона отримує цінності у постачальника разом із супровідними документами. Після цього транспортування і доставка товарів здійснюється у кожен магазин підприємства, який подав замовлення на
певні товари.
Отримання товарів і тари від виробничих, заготівельних підприємств, підприємств ресторанного господарства, які знаходяться на спільному балансі з роздрібними торговими підприємствами, оформляють видатковою накладною на внутрішнє переміщення.
Слід вказати на те, що окрім придбання цінностей від постачальників, інші операції (бартер, безоплатне отримання) також повинні бути документально підтвердженими.