Туристичний бізнес: теорія та практика. Мальська М.П. 2007р.

Організація прийому відвідува чів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів з особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють:

— встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових та особистих питань;

— інформування відвідувачів.

Прийом зі службових питань слід встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому з особистих питань краще визначати за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їх інформаційне обслуговування. Відвідувачі мають чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т. д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників з цих питань.

Сама бесіда під час прийому буде результативною, якщо керівник до приходу відвідувачів ознайомиться з суттю справи, створить невимушену атмосферу в її процесі, проявлятиме зацікавленість у ході розмови, не поспішатиме з висновками.

Менеджмент вказує на використання керівником таких порад під час прийому:

— створіть з самого початку зустрічі умови, які б спонукали до тривалої бесіди;

— уточніть тему розмови перед її початком;

— ставте питання в такій формі, щоб вони не виводили з рівноваги співрозмовника;

— надавайте можливість висловлюватися всім учасникам бесіди;

— сформулюйте результати бесіди в присутності співрозмовника.

Уміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного керівника.